DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS Y DE RRHH

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MANUAL ACADÉMICO DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS Y DE RRHH

EOBS.ES

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INDICE

1. Resumen ejecutivo................................................................................................................ 3

2. Los Recursos Humanos en la empresa .................................................................................. 4

Introducción .................................................................................................................. 4 2.1.

Exigencias del entorno .................................................................................................. 5 2.2.

3. Políticas de formación y desarrollo ..................................................................................... 21

Introducción ................................................................................................................ 21 3.1.

Formación en la empresa............................................................................................ 22 3.2.

4. Política de Conciliación e igualdad ...................................................................................... 34

Introducción ................................................................................................................ 34 4.1.

Políticas de bienestar .................................................................................................. 34 4.2.

5. Dirección de Reuniones....................................................................................................... 42

Elementos clave de la dirección de reuniones ............................................................ 43 5.1.

Cómo preparar reuniones ........................................................................................... 44 5.2.

Dirección eficaz de las reuniones ................................................................................ 46 5.3.

Actitudes en una reunión............................................................................................ 47 5.4.

Solución de situaciones conflictivas ............................................................................ 48 5.5.

6. Gestión de Proyectos .......................................................................................................... 50

Qué es un proyecto ..................................................................................................... 50 6.1.

Los componentes de un proyecto............................................................................... 51 6.2.

¿Cómo fijar objetivos?................................................................................................. 57 6.3.

Establecimiento de un plan de acción......................................................................... 58 6.4.

Seguimiento y control del proyecto ............................................................................ 60 6.5.

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1. Resumen ejecutivo

Desde siempre han sido las personas que trabajan dentro de cualquier

organización el recurso fundamental de la misma. Su motivación, su talento, su

experiencia y sus conocimientos técnicos son los elementos que han hecho a lo largo

de la historia a una organización diferente y superior a sus competidoras. Sin

embargo, no ha sido hasta los últimos años, con el desarrollo de tecnologías de

telecomunicación y ordenadores y con cambios radicales en el mundo de la

competencia y de la gestión, cuando han aparecido conceptos como la globalización,

la conciliación de la vida personal y laboral, la incorporación de la mujer al mundo del

trabajo, la integración de discapacitados, etc. modificando substancialmente el entorno

de la gestión de las personas en las organizaciones.

Sin duda es la Globalización el mayor reto que tienen los Recursos Humanos

de las organizaciones ante sí. El competidor de un empleado ya no es uno más joven

y más preparado de la vuelta de la esquina, sino que puede ser alguien a otro lado del

Globo, alguien que estaría dispuesto a “matar” por un trabajo como el tuyo por la

quinta parte de tu salario. Más joven, mejor formado, con más idiomas.

La gestión de Recursos Humanos, como disciplina dentro de la organización,

cada vez tiene que gestionar colectivos más deslocalizados, más multiculturales, con

necesidades y exigencias distintas, que reclaman más flexibilidad tanto en horarios

como en el lugar físico en el que desarrollar su actividad profesional. Pero, además, la

gestión tiene que ser del talento. Reteniendo a los mejores en un mundo más

competitivo, siendo capaz de garantizar que cada persona tiene los conocimientos y

aptitudes adecuadas para cada puesto de trabajo, no solo en el caso de los altos

directivos sino para el cien por ciento de toda la organización.

Es necesario que todos los empleados de una organización conozcan los

objetivos de esta, las estrategias y su posición en el mercado. La comunicación interna

como disciplina dentro de la gestión de las personas también se ha convertido en un

pilar fundamental para alinear a las personas con los objetivos de la organización para

la cual trabajan.

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2. Los Recursos Humanos en la empresa

Introducción 2.1.

Todas aquellas personas que desarrollan su labor dentro de una

organización determinada, independientemente de su tipo de contrato, retribución,

categoría, etc. forman parte de los Recursos Humanos de dicha organización.

Está clara la importancia que las personas que trabajan en una

organización tienen, pero también es cierto que suponen un coste muy elevado

para cualquier empresa. Normalmente, en la mayoría de los casos, los gastos de

personal son la principal partida de gastos dentro de una empresa.

Toda organización y en especial una empresa, tiene la intención de intentar

equilibrar el gasto empresarial en personal y la aportación de valor de éste a la

organización, es decir, manejar la productividad de la empresa.

Desde hace miles de años, y con diferentes denominaciones, siempre

había individuos que se encargaban de coordinar y gestionar a las personas dentro

de sus trabajos. Es destacable que su importancia aumentó en el siglo XX,

convirtiéndose en la actualidad en una pieza clave en todas las empresas con

ganas de triunfar, acrecentado últimamente por la influencia de la globalización.

En el pasado quizá solo se prestaba especial atención y cuidado a los

mandos superiores, sin embargo, el consenso actual es que una correcta

administración de Recursos Humanos obliga a que cada persona que desarrolla su

labor en una empresa sea la adecuada para el cargo.

El valor que ahora tienen los trabajadores se puede considerar en muchos

casos, supremo, ya que de ellos depende que la organización triunfe en un mundo

cada día más y más competitivo. Las empresas son en muchos casos similares,

con las mismas maquinas, inmuebles, sistemas organizativos, etc., con la única

diferencia del talento y motivación de sus trabajadores.

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También han ido cambiando las personas que dentro de las organizaciones

se han encargado de éste tema. Por un lado, y unido únicamente a los costes, los

abogados eran los más preparados para su control. En otro momento, con una

visión centrada mucho más en el trabajador, los psicólogos tomaron el papel

relevante. Para finalizar en la actualidad, donde se intenta combinar las

características personales de cada trabajador, con el coste que tiene para la

empresa.

Las personas como el recurso más importante de toda organización

La importancia creciente de los Recursos Humanos se ha debido en los

últimos tiempos en los cambios cada vez más rápidos e impredecibles en nuestra

sociedad. Todo cambia, desde las empresas, pasando por el entorno y los

individuos interiormente. Las exigencias han aumentado en todos los órdenes y las

nuevas tecnologías favorecen la globalización, muchas veces violenta, que se está

produciendo.

Exigencias del entorno 2.2.

En estos momentos una empresa ha de estar muy pendiente de lo que

pasa a su alrededor. Aunque muchas veces escape a su control, siempre hay tener

la mayor cantidad de información posible con respecto al entorno empresarial,

siendo los encargados de esta labor los niveles jerárquicos superiores, centrados

en los directivos y gestores. Está claro que hay una serie de factores que influyen

de manera determinante en el entorno, vamos a ver algunos de los más

importantes.

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Cambios continuos y rápidos

Los entornos en la actualidad son flexibles, complicados, muchas veces

impredecibles y con unas exigencias cada vez mayores. El cambio continuo exige

una adaptación instantánea y efectiva a la nueva situación que se plantee,

preparada a su vez para un nuevo cambio.

Las nuevas tecnologías, Internet

La evolución sufrida en los últimos tiempos es sorprendente y muy

exigente. Internet ha supuesto una revolución en todos los ámbitos, no solamente

en el laboral. Actualmente el que no está conectado a la red, no existe o está muy

cerca de dejar de existir.

Internet como elemento globalizador del mercado de trabajo

Nos encontramos con la ruptura de las barreras de mercado tradicionales,

ya que ahora el trabajador busca y el empresario encuentra o viceversa, pero

todos utilizando las nuevas tecnologías y más concretamente portales de empleo.

La búsqueda de las personas adecuadas para un puesto o para una organización

es mucho más sencilla y a un precio cada vez menor. La idea de acabar los

estudios cuando una persona es joven y olvidarse de adquirir nuevos

conocimientos es anticuada y autodestructiva, por lo que hoy en día, con el apoyo

del e-learning (por ejemplo), el reciclaje con respecto a los conocimientos es

sencillo y constante. Ni que decir tiene que saber utilizar todas estas nuevas

tecnologías es esencial hoy en día, corriendo el riesgo de ser excluido, si no se

domina correctamente el correo electrónico, la navegación por Internet, etc.

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La globalización y los RRHH

Las influencias de un mundo globalizado se dejan apreciar en todos los

lugares imaginables, evidentemente también en los RRHH. Los contactos entre

empresas de diversos países hacen que las exigencias sobre conocimientos

culturales sean cada vez mayores, aprovechando por otro lado, la posibilidad de

contar con profesionales muy capacitados, sin ni siquiera estar en el mismo país.

Estar al día en temas legislativos

Las normas relativas a los RRHH están en continua evolución, España se

ha visto obligada a ir asumiendo las directivas que la Unión Europea dictaba,

modificando poco a poco su legislación.

Conciliación de la vida laboral y familiar

La incorporación de la mujer al mercado laboral, la obligación de trabajar

por parte del padre y la madre para poder mantener el hogar, familias

unipersonales, bipersonales… todos estos y muchos otros cambios han llevado al

mundo en general y a nuestro país en particular a modificar las relaciones que

cada empleado tiene con su empresa. Desde hace unos años, es cada vez más

evidente los beneficios, tanto para la empresa como para el trabajador, que supone

conciliar la vida laboral con otro tipo de actividades.

El teletrabajo, esto es, la posibilidad de trabajar desde casa aprovechando el desarrollo de las tecnologías de comunicación y ordenadores, ha constituido una revolución en términos de conciliación de vida personal y laboral.

Exigencias organizativas

Como es normal, la organización de las empresas se ve modificada con

asiduidad.

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Por un lado, la mayor parte de las cosas que pasan en el entorno no son

controlables, por lo que, a nivel interno, los directivos o gerentes han de ser

capaces de reconocer los problemas que pueden aparecer y corregirlos antes de

que se sea tarde. Gómez-Mejía, se decanta por tres temas de sumo interés en

cualquier empresa, si quiere sobrevivir. Alcanzar y mantener una posición

competitiva, tener flexibilidad, y reestructurar fácilmente la empresa.

Alcanzar y mantener una posición competitiva

Muchas veces en este curso diremos que, en la actualidad, la influencia de

los Recursos Humanos en el éxito o fracaso de una empresa, es muy elevado,

cada vez mayor. Por lo que, si una organización quiere alcanzar sus objetivos, ha

de conseguir, entre otras cosas, que combinar de manera correcta la cualificación

y las habilidades de sus trabajadores.

El punto diferencial y muchas veces exitoso en la mayor parte de las

empresas, son los RRHH, por lo que su importancia aumenta día a día.

Flexibilidad empresarial

Adaptarse a los continuos cambios del mercado, con los menores riesgos

posibles, significa flexibilizar gran cantidad de aspectos de la organización. En

empresas como las actuales, enfocadas claramente al cliente y a satisfacer todas

sus necesidades, la descentralización y cesión de responsabilidades a personas

intermedias y trabajadores en general, es una de las opciones que existe para no

ceder ante un cambio brusco y fracasar.

Reestructuración organizativa.

La competitividad exige, como acabamos de decir, flexibilidad, y una de las

formas de flexibilizar una organización es reducir la distancia entre el director

general y los trabajadores del último nivel. Para llevar a cabo esto se tiende hacia

una reducción del tamaño de la empresa, compraventa de competidores y la

creación de grupos autodirigidos. Pero para conseguir lo anterior, es necesario

conocer lo que el personal necesita, específicamente el trabajo que se desarrolla,

los tipos de comunicación, la formación, habilidades, etc.

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Exigencias individuales

Se centra en las características propias de cada trabajador, teniendo muy

en cuenta en todo momento la adaptación del individuo a la empresa y viceversa,

además de factores como el poder y su delegación, la responsabilidad social o la

inseguridad laboral, muy de moda en la actualidad.

Mientras que en décadas anteriores el departamento de RRHH se dedicaba

a tareas relativas a salarios y contrataciones, en la actualidad su ámbito de

actuación ha aumentado, convirtiéndose en muchos casos en el punto diferencial

con los competidores, ya que tener a los mejores trabajadores en la actualidad, da

una ventaja difícilmente imitable con respeto a empresas similares. Los gestores

de RRHH en las empresas tienen ahora una visión más estratégica de la empresa

y sus objetivos, e intentan conseguirlos de forma detallada y eficiente.

Es el propio empleado el que es responsable de mantenerse al día en

formación y conocimientos, de gestionar satisfactoriamente su carrera, como si

fuese un empresario individual que pone sus servicios a disposición de la empresa

que lo emplea. Hoy en día, y cada vez más, el empleado debe ser un empleado

del conocimiento, y hay que tener en cuenta que su competidor no es la persona

mejor formada que está a la vuelta de la esquina, sino la persona dispuesta a

“matar” por un puesto de trabajo como el de uno, por un quinto de su salario actual

y que se encuentra al otro lado del Globo.

Los objetivos son los que guían la función de la Dirección de los Recursos

Humanos, entre los que se pueden destacar:

a) Objetivos corporativos: (Cumplir con las obligaciones legales, proporcionar

prestaciones, relaciones entre el sindicato y la empresa) La función del

departamento consiste en contribuir al éxito de los supervisores y gerentes

mediante el apoyo y la asesoría que brinda.

b) Objetivos funcionales: (planificación, selección evaluación ubicación,

retroalimentación) Cuando la administración del personal no se adecúa a las

necesidades de la organización se desperdician recursos de todo tipo.

c) Objetivos sociales: Reducir al máximo las tensiones o demandas negativas

que la sociedad pueda ejercer sobre la organización.

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d) Objetivos personales: (evaluación, ubicación retroalimentación) Además de

contribuir al objetivo común de alcanzar las metas de la organización, el

Departamento de RRHH debe apoyar las aspiraciones de quienes componen la

empresa.

EVOLUCIÓN HISTÓRICA

A lo largo de la historia, los Recursos Humanos han ido evolucionando

desde un concepto más artesanal donde el entrenamiento de las habilidades

manuales fueron organizadas para mantener suficiente cantidad de trabajadores

artesanales, a un modelo enfocado más en principios organizacionales y de

relaciones humanas, donde se enfatiza el hecho de que los empleados de una

organización necesitan ser entendidos para que puedan sentirse satisfechos y

productivos, todo ello con un enfoque donde se estudia la organización total y no

solo el individuo. En este sentido se dirigen las nuevas teorías sobre

comportamiento y gestión de personas, bajo un objetivo de mayor productividad y

fidelización de los empleados basado en su integración con la organización.

Hay que entender que las modificaciones relacionadas con la historia del

hombre, con el factor laboral y más concretamente con los RRHH, han

evolucionado a lo largo del tiempo, dando lugar a lo que actualmente se aplica en

la mayor parte de las empresas. Es necesario conocer levemente como se ha

llegado a esta situación y para ello nos gustaría recordar las influencias más

importantes que el mundo de la gestión empresarial y los RRHH hemos podido

observar en los últimos siglos, haciéndonos una idea global de cómo se ha llegado

a lo que vemos en la actualidad.

Nos gustaría comenzar esta exposición de las distintas teorías sobre los

Recursos Humanos en el marco empresarial, remontándonos al siglo XIX,

visionando los primeros esfuerzos por mejorar las técnicas casi imperceptibles

hasta ese momento, de dirección de RRHH en las empresas. Vemos un punto de

inflexión muy importante que afectó a toda la humanidad, nos referimos a la

Revolución Industrial, que en el siglo XIX trajo consigo la mecanización de tareas,

generando en última instancia insatisfacción en los trabajadores.

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Alentados por esa insatisfacción los empleados iniciaron un intento por

mejorar sus condiciones de vida utilizando la fuerza que les ofrecían los sindicatos.

Las empresas más destacadas, viendo la importancia que tomaba este

movimiento, decidieron crear los llamados “departamentos de bienestar”, preludio

de los actuales departamentos de personal, donde intentaban solucionar los

problemas de los trabajadores con respecto a la vivienda, sanidad, educación de

sus hijos, etc. La finalidad sigue siendo la misma, producir lo máximo, al menor

coste.

A finales del siglo XIX, con el fondo de las grandes industrias que

dominaban el panorama económico en los países desarrollados, aparece una

escuela que empieza a unificar los diversos criterios que se aplicaban en cada

fábrica, intentando en todo momento producir más a un menor coste. Nos

referimos a la famosa Escuela Clásica o Dirección Científica del trabajo, cuyo

máximo exponente es el norteamericano Frederic Winslow Taylor (1856-1915), que

reprodujo parte de su teoría en su obra Los principios de la Dirección Científica

(The Principles of Scientific Management), 1911. Este obrero que empezó de la

nada y fue subiendo escalones en las diversas empresas en las que trabajó,

llegando a compaginar sus estudios como ingeniero con sus horas de trabajo,

basa su teoría en la siguiente idea “El hombre es un ser racional, que trabaja

porque está obligado a ello para satisfacer sus necesidades materiales”. Centrado

en el bajo rendimiento de los trabajadores en cualquier fábrica, intenta conocer

mejor a los trabajadores y expone una serie de ideas interesantes.

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Las ideas principales del taylorismo no son muy beneficiosas para los

trabajadores. Según esto, de forma general en los empleados podemos encontrar.

 Que aplican la ley de mínimo esfuerzo.

 No necesita pensar.

 No es beneficioso que trabaje en grupo.

 Únicamente se motiva mediante compensaciones económicas.

 Intenta tener la menor iniciativa posible.

Partiendo de los departamentos de bienestar, antes indicados, inician su

andadura ésta nueva concepción del trabajo defendida por Taylor y sus seguidores

(como Ford, famoso por su cadena de montaje de automóviles). En estos

departamentos se encargarán de las nóminas, selección de personal, negociar con

sindicatos, asesorar en diversos aspectos o recoger la mayor cantidad de

información sobre los trabajadores.

El Taylorismo fue la corriente más utilizada, aunque no consiguió resolver

los problemas más importantes que se planteaban en un departamento de

personal, principalmente porque resultaba incompleto. Teniendo en cuenta lo

anterior, a principios del siglo XX, Elton Mayo y F.J. Roethlisberger, realizaron un

famoso estudio, apoyados por la universidad de Harvard, sobre la conducta

humana en el trabajo.

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Dicho estudio consistió en modificar las condiciones laborales de cinco

trabajadores de una fábrica utilizando sobre todo la iluminación. Lo curioso fue que

la productividad aumentó tanto si las condiciones de trabajo eran mejores, como si,

por otro lado, eran peores. Lo principal era la atención especial y personal que

esos empleados recibían. Dicho experimento finalizo con el efecto Hawthorne,

demostrando la influencia de los factores psicológicos y sociológicos en el mundo

del trabajo. Negados anteriormente por la escuela Taylorista basada solamente en

la motivación económica.

Mayo demuestra que el ser humano además de ser un ser racional,

también se mueve por impulsos ilógicos, en determinadas ocasiones, destacando

una serie de principios.

 La técnica no es el único factor importante que determina la

productividad en un trabajador.

 Las necesidades psicológicas aparecen con una importancia

elevada, complementando a las necesidades fisiológicas.

 Los grupos informales determinan, para bien o para mal, la

productividad que un trabajador tiene.

 Cada trabajador es diferente con respecto a otro, hay que

tenerlo en cuenta.

 Los humanos tenemos otros factores motivadores (cada vez

más) que no son económicos.

Según lo anterior, las diferencias con la escuela Científica del trabajo son

evidentes, Mayo resalta la influencia del factor humano en el trabajo, defendiendo

las mejoras en cuanto a la comunicación, las motivaciones no económicas a los

trabajadores y la participación de los empleados en las decisiones de la empresa,

entre otras. Mientras que Taylor intenta aumentar la producción utilizando la

racionalización, Mayo se decanta por la humanización del trabajo.

Como en la gran mayoría de las teorías que nos encontramos en el mundo

del trabajo, ninguna es completamente efectiva y resuelve los problemas que se

plantean. Es muy común que, en el centro esté la virtud, triunfando la opción en la

cual cada empresa conozca lo mejor posible las partes positivas y negativas que

posee y las metas que quiere alcanzar.

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Para terminar esta exposición de teorías nos gustaría comentar el

denominado enfoque contingente, de Lawrence y Lorsch, que defiende la no

existencia de una teoría única, sino que el enfoque más conveniente está

determinado por el trabajo que ha de realizarse. Todo depende de todo.

Con todo lo anterior levemente explicado nos encontramos con la situación

actual, mezcla de los conocimientos de las diferentes escuelas y fruto de diversos

factores, como pueden ser:

 La valoración que ahora se da al factor humano, como fuente

de diferenciación y éxito.

 La importancia, cada vez mayor, de tener objetivos tanto

económicos, como sociales.

 Los cambios continuos que se producen en las empresas en

general y en el departamento de RRHH, en particular.

 Las innovaciones tecnológicas continuas y la resistencia que

esto conlleva.

Nada tiene que ver la posición que el departamento de personal tenía en

cualquier organización empresarial hace 20 años, que la desempeñada en la

actualidad por el departamento de RRHH. Se ha ido centrando poco a poco en la

dirección de personas, buscando el cumplimiento de los objetivos de la empresa y

aumentando su influencia en la organización. Podemos observar la asignación de

un nuevo papel al departamento de RRHH.

Las funciones asignadas a este departamento difieren de las clásicas.

Donde antes encontrábamos organización total, control, planificación, hoy

podemos ver otros valores como la mediación, la integración o la lucha por

coordinar mejor a todos los elementos que forman cualquier empresa. Las

características personales de cada trabajador son cada vez más importantes.

Desde el enfoque científico defendido por Taylor, hemos llegado a una

situación donde los RRHH se consideran un valor estratégico en todas las

organizaciones, sumando importancia a medida que pasa el tiempo.

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GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN LA ACTUALIDAD

Para conocer cómo se desarrolla la gestión de RRHH en los departamentos

asignados para ello en la actualidad, vamos a tomar como base la estructura

clásica que se ha venido utilizando asiduamente. Podemos decir que los procesos

más importantes se dividen en cinco:

 Procesos básicos. Antes de que un trabajador se incorpore a

la organización hay que saber la razón de su venida,

analizando los puestos de trabajo y planteando la

planificación de RRHH.

 Procesos de afectación. Una vez que sabemos lo que

necesitamos, vamos a buscarlo utilizando el reclutamiento, la

selección y la integración de trabajador.

 Formación y desarrollo. Actualmente la competitividad

empresarial es posible gracias, entre otras medidas, a la

formación que se produce en las empresas. Por un lado, es

necesario que los trabajadores dominen totalmente el

desempeño de su labor, pero también es muy interesante

prepararles para que en un futuro puedan asumir otras

responsabilidades mayores. Preparando así su carrera

profesional dentro de la empresa.

 Procesos de evaluación y compensación. Todos los

trabajadores realizar una labor que es necesario evaluar y

determinar la forma en la que ha sido llevado a cabo, si se

han cumplido o no los objetivos. Una vez conocido eso la

organización determina la mejor manera en la cual el

empleado puede ser compensado por su labor.

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 Procesos sustractivos. La flexibilidad actual en el mundo

laboral no es una excepción en los RRHH de las empresas,

por lo que es interesante controlar de una forma adecuada a

los trabajadores que deciden abandonar la organización,

tanto de forma voluntaria, como los que son despedidos.

Objetivos de la gestión de los Recursos Humanos

La situación actual de los RRHH humanos en la organización, con una

visión más estratégica de la empresa, nos invita a conocer de primera mano cuales

pueden ser los objetivos principales que se pueden plantear en este departamento.

Es interesante dividir estos objetivos en tres posibles categorías, explícitos,

implícitos y a largo plazo.

Los objetivos explícitos son fácilmente identificables, porque se

especifican de una forma clara y su comunicación es sencilla. Algunos de ellos

son:

 Invitar a los mejores candidatos potenciales a formar parte de la

organización.

 Saber mantener a los mejores empleados en la empresa, evitando

fugas de personal muy útil y con mucho talento.

 Fomentar el compromiso empleado-empresa, haciendo participes a los

trabajadores de lo que pasa en la organización.

 Animar al crecimiento y desarrollo de los empleados internos.

Los objetivos implícitos los podemos ver dentro de la cultura que tiene cada

empresa, pudiendo destacar sobre todo tres:

 Productividad: si la productividad de una empresa no es la adecuada,

seguramente no podrá continuar mucho tiempo.

 El trabajo y la calidad de vida: Cada vez es más importante compaginar

la vida personal y laboral, por lo que las empresas intentarán que sus

empleados cumplan sus aspiraciones tanto personales como

profesionales, aumentando así la satisfacción al realizar un trabajo.

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 La normativa: Es necesario conocer a la perfección la legislación y las

modificaciones que se pueden dar en ella, con respecto a la

contratación de trabajadores, exigencias de prevención de riesgos

laborales, etc. Es una parte de los departamentos de RRHH, que

siempre ha sido destacada.

Los objetivos a largo plazo son los que determinan si todo lo anterior se ha

realizado correctamente o si ha habido algún error. Hay una serie de puntos

interesantes y de referencia: La rentabilidad y la competitividad que tiene la

organización. Si se ha producido un incremento en el valor de la empresa.

Conseguir una mejora continua en la eficacia y la eficiencia.

El departamento de Recursos Humanos

En la gran mayoría de las empresas, que son pequeñas y medianas

empresas (denominadas Pymes), encontramos que el responsable de los RRHH

es una persona de nivel medio dentro de la empresa y que se encarga de controlar

los aspectos clásicos del departamento de personal, apoyándose en agentes

externos en temas como el reclutamiento, selección y formación de personal, etc.

Algunos puntos por destacar en el departamento de RRHH son los

relacionados con los servicios que ofrecen a otros departamentos de la

organización. Aquí podemos destacar tres factores interesantes.

Autoridad staff y de línea : aplicado al departamento de RRHH, el papel

del gerente de staff es el de apoyar, asistir, ayudar, aconsejar o asesorar a los

propios gerentes de línea para la consecución de los objetivos fundamentales en

una compañía. El gerente de Recursos Humanos es la persona encargada de

asesorar a los gerentes de producción, comercialización, ventas, etc., en temas

como reclutamiento, selección, formación, etc.

Por otra parte, encontramos al gerente de línea que es el encargado de

dirigir el trabajo de los subordinados e intentar que los objetivos de la compañía se

cumplan. Normalmente se denomina jefe y es al que todo el mundo acude cuando

necesitamos asesoría o cuando nos pide que hagamos determinada labor.

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Sus funciones se centran en colocar, orientar y capacitar en sus puestos a

los individuos adecuadamente, mejorar el desempeño y desarrollar las

capacidades de cada persona, incrementar las buenas relaciones en el trabajo,

interpretar las políticas de la empresa, controlar los costes de mano de obra,

mantener un buen clima laboral y proteger la salud e integridad física de los

empleados.

Autoridad funcional. En determinados casos, si no se siguen los consejos

ofrecidos por el encargado de RRHH, el coste puede ser tan elevado, que la

dirección decide que se aplique lo indicado por dicho trabajador. La autoridad

funcional se resumiría en el derecho que se le otorga al departamento de personal

para tomar decisiones que, en teoría, corresponden a los gerentes en línea.

Responsabilidad dual . Por una parte, los gerentes staff y por otra la

autoridad en línea, provoca que la responsabilidad, para bien y para mal, sea

doble. La productividad de los empleados y la calidad del trabajo son dependientes

de estos gerentes. El departamento de personal creará un ambiente adecuado y

escogerá los mejores métodos para desarrollar el trabajo, mientras que los

gerentes de línea se centran en realizar las acciones concretas de esas funciones.

El perfil del director de Recursos Humanos

En las empresas actuales, los directores de RRHH se encargan de diseñar

las estrategias que luego los responsables funcionales se ven obligados a aplicar

con acciones concretas en el personal de la organización. La implantación de la

estrategia destaca la importancia clave que por un lado poseen los directores de

RRHH, al diseñar la estrategia y por otro lado los responsables de su implantación,

decidiendo la mejor manera de que las personas que están bajo su

responsabilidad lo hagan lo mejor posible.

En otros tiempos la elaboración de nóminas era el trabajo más destacado

en el departamento de personal, mientras que ahora eso forma parte de una labor

mucho más amplia, que llega a la definición del diseño y estrategia que la

compañía va a seguir en el futuro. La visión estratégica de los RRHH es cada vez

mayor en las organizaciones y tiende a aumentar, a medida que se relaciona

personal con beneficios, y no como un coste, tal y como se consideraba antes.

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Si realmente una empresa quiere triunfar, uno de los pilares en los que se

debe basar es en su personal, por lo que tendrá que conocerlo lo mejor posible,

para intentar satisfacer sus necesidades y conseguir que su motivación y

productividad aumenten.

Hay que intentar personalizar la relación entre los trabajadores y la

empresa, ya que en la actualidad factores relacionados con la comodidad en el

trabajo, el buen ambiente, posibilidades de ascenso, formación a cargo de la

empresa, ayudas para compaginar la vida laboral y personal, etc. están al mismo

nivel que la remuneración económica.

Hay un punto diferencial que muchas empresas dejan escapar, se llama

talento, y solo algunos trabajadores lo poseen. Éstos empleados si no se sienten

valorados en un trabajo, buscarán su satisfacción en otro lugar, seguramente en la

competencia, por lo que, si se van, no solamente se pierde un valor importante,

sino que le damos a la competencia una razón para que sea mejor que nosotros.

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Gerencia de recursos humanos

Análisis y valoración de puestas

Planificación y reclutamiento

Provisión

Selección

Evaluación

Organigrama sencillo con las funciones típicas de un departamento de recursos humanos

Seguridad e higiene

Análisis y valoración de puestas

Formación

Comunicación interna

En conclusión, la importancia de estudiar cada una de las funciones o actividades vinculadas a la gestión de los RR.HH. viene de su incidencia en el logro de los objetivos empresariales. Entre ellos, la necesidad de atraer a candidatos potencialmente cualificados al puesto de trabajo, retener los empleados con más talento, motivarles y ayudarles a crecer y desarrollarse dentro de la organización. De una manera más implícita, con la gestión de los Recursos Humanos se busca, entre otras cosas, la mejora de la productividad, de la calidad de vida en el trabajo y el cumplimiento de la legislación. Además, si miramos hacia un horizonte temporal largo, todas estas actuaciones tienen que ir encaminadas a lograr que la empresa sea rentable y competitiva.

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La tecnología está al alcance de todas las empresas y los productos pueden ser copiados fácilmente, la diferencia pues la marcan las personas. La gestión de los Recursos Humanos se ha convertido en un elemento estratégico de enorme importancia para las compañías. Los profesionales encargados de esta tarea se sitúan cerca de la dirección general, pues sus decisiones repercuten directamente en el negocio de la empresa. Gestionar personas es un arte que requiere importantes dosis de liderazgo y un profundo conocimiento de la organización y de las personas que la integran”.

3. Políticas de formación y desarrollo

Introducción 3.1.

La formación de los empleados es uno de los elementos que puede ser

determinante para el éxito de la organización, ya que permite actualizar los sus

conocimientos y mejorar su rendimiento, así como proporcionar una mayor

flexibilidad, comunicación, motivación, extensión de la cultura de la organización y

aumentar el compromiso de los trabajadores con la empresa. Asimismo, la

existencia de carreras profesionales permite que los empleados estén motivados y,

además, se sientan más vinculados con los objetivos de la empresa. Ambas

actividades no deben ser elementos aislados de la actividad de la empresa, sino

que deben estar integradas en la planificación estratégica de la organización, para

ayudar a definir las metas de ésta, mejorar su funcionamiento y aumentar el grado

de satisfacción de los trabajadores.

Para poder tener un concepto claro sobre la formación o capacitación, es

necesario diferenciarlo del entrenamiento y el desarrollo. El entrenamiento es la

preparación que se sigue para desempeñar una función.

Mientras que el desarrollo es el proceso mediante el cual se estimula al

trabajador a incrementar sus conocimientos, destreza y habilidad.

En cambio, formación es la adquisición de conocimientos técnicos, teóricos

y prácticos que van a contribuir al desarrollo del individuos en el desempeño de

una actividad. Se puede señalar, entonces, que el concepto formación es mucho

más abarcador.

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Formación en la empresa 3.2.

ANÁLISIS SITUACIONAL EN LA ORGANIZACIÓN

Al ser las organizaciones laborales entidades económicas destinadas a

ofrecer al público usuario productos o bienes, y a obtener en algunos casos

beneficio de ello, requieren para su correcto funcionamiento contar con una

capacidad efectiva que les permita aprovechar los recursos de que disponen. El

éxito de todo centro de trabajo depende en gran parte de la correcta administración

de los elementos y recursos con que cuentan.

De manera interna se integra por personas, recursos materiales,

financieros, tecnológicos, etc., en donde cada uno de ellos desempeña una función

específica, pero a la vez contribuyen a las funciones generales de la unidad

ateniendo a un objetivo común; hacia afuera existen factores que afectan su

quehacer, éstos se refieren a las condiciones sociales, económicas, culturales,

educativas y físicas del contexto.

Considerar cada uno de los aspectos anotados, y muchos otros más, debe

representar para toda organización el punto de partida en la definición de cualquier

proyecto de trabajo que se emprenda.

La función de capacitación se inserta como parte integrante del acontecer

cotidiano de las empresas y para cumplir con sus objetivos toma información del

medio ambiente y del mismo centro de trabajo. Por ello, es necesario que antes de

tomar alguna decisión al respecto se lleve a cabo un estudio que permita identificar

la situación real que en términos generales prevalece en el centro de trabajo.

El análisis situacional, en el esquema que aquí se presenta, constituye la

primera fase del proceso capacitador porque define el momento en que se

establecen las bases de las actividades posteriores. Por lo anterior, éste debe

reflejar información sobre:

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 Misión, objetivos y metas laborales

 Proceso productivo

 Estructura organizacional

 Funciones y líneas de autoridad

 Recursos disponibles

 Clientes y proveedores

 Fuerzas y debilidades

A partir del análisis que realice la empresa de los aspectos antes anotados,

se obtendrá información de las dificultades que enfrentan las áreas que la

componen. Los puntos débiles o deficiencias encontradas deben ser

cuidadosamente estudiadas a fin de establecer con claridad los problemas que

pueden y deben ser resueltos con capacitación

La capacitación al ser una actividad planeada contribuye a preparar y

formar al recurso humano que requiere y labora actualmente en una empresa, por

lo tanto, no todos los problemas pueden ser satisfechos con la misma.

Cuando el diagnóstico de la empresa refleja problemas específicos en

cuanto al desempeño laboral de los trabajadores referidos a la inducción,

formación, actualización y desarrollo de sus funciones, éstos representan

indicadores que guiarán el curso de las acciones de capacitación; por lo que

representan la materia de la siguiente fase del proceso.

Diagnóstico de necesidades

La determinación de necesidades de capacitación es la parte medular del

proceso capacitador que permite conocer las deficiencias existentes en una

empresa a fin de establecerlos objetivos y acciones a considerar en el plan.

 Síntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de

capacitación son:

 Baja producción, normas de rendimiento, utilización de máquinas y

equipos

 Aumento en la tasa de accidentes, rotación de personal,

ausentismo, desperdicio.

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 Aumento en demoras, disputas, quejas de clientes, problemas de

reclutamiento.

 Tiempo demasiado prolongado para ejecutar los trabajos o para la

utilización de máquinas y equipos.

1.

Identificar las necesidades de formación

2.

Diseñar el enfoque de la formación

Medir y evaluar los resultados

Proceso organizativo de la formación en la empresa

5.

3

Consolidar habilidades y conocimientos

Elaborar herramientas de aprendizaje

4.

Impartir programas formativos

La capacitación que surja de los problemas anteriores se reconoce como

capacitación reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes.

Las características del diagnóstico de la empresa permiten flexibilidad en su

aplicación, ya que se puede realizar como una revisión periódica, semestral o

anual buscando siempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales

dependerán sustancialmente de la veracidad de la información.

Los cambios que efectúe la empresa provocarán futuras necesidades de

capacitación, a ésta se le reconoce como capacitación proactiva, ya que se

adelanta a los problemas y trata de prever resultados que fortalecerán a la

organización.

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Sin embargo, independientemente del tipo de necesidad, momento y

situación que la genera, los beneficios y resultados a obtener son, entre otros:

 Localización de necesidades reales a satisfacer

 Determinación de perfiles de puesto y/o actualización de

estos.

 Identificación clara del capacitar, número de trabajadores,

áreas y puestos.

 Definición de objetivos y metas concretas factibles de

alcanzar

 Estructuración de un programa de trabajo con tareas definida

 Determinación de los recursos que serán necesarios para la

realización de las acciones que se programen

La formación debe articularse mediante la elaboración de un plan de

formación, que es un documento cuya finalidad es asegurar la formación de los

empleados durante un período determinado, usualmente un año. Consideraciones

previas a la elaboración de un plan de formación:

 El plan debe ajustarse a las características de la empresa.

No existen fórmulas universales para mejorar el nivel de

formación de una empresa.

 El plan debe ajustarse a la cultura de la empresa o estilo de

dirección. La formación puede ser el motor del cambio

cultural de la organización.

 La dirección debe apoyar el plan de formación propuesto.

 El plan debe ser creíble y claro, evitando ambigüedades.

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Contenido del plan:

 A quién va dirigido: personal.

 Las acciones formativas necesarias: qué hacer y dónde.

 El presupuesto: coste del plan.

 Los resultados esperados: objetivos. Éstos deben ser viables, es

decir, que existan recursos técnicos, humanos y monetarios para

llevar adelante el plan.

 El sistema de evaluación (del grado de consecución de los

resultados tras su aplicación).

ETAPAS DE UN PLAN DE FORMACIÓN

Es posible dividir el proceso de desarrollo de un plan de formación para la

empresa en 6 etapas:

Conocimiento de la empresa y de sus objetivos

Convertir las necesidades de formación en un conjunto de acciones

Análisis de los “vacíos” de formación

Evaluación del proceso y de los resultados

Ejecución del plan de formación

Redacción de un plan de formación

a) Análisis de la empresa

Análisis interno: debe conocerse el estado económico-financiero de la

empresa, así como su evolución reciente y perspectivas de futuro (análisis de

ratios). Asimismo, debe examinarse la organización de la empresa, su cultura e

historia, así como la actividad ordinaria de la misma (tipos de productos,

inversiones, I+D, etc.) Respecto a los Recursos Humanos, debe conocerse la

situación del departamento de Recursos Humanos en la empresa y la de los

propios Recursos Humanos.

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Análisis externo: situar la empresa en el entorno socio-económico en el que

se desenvuelve (competidores, posición de mercado, segmento socio-económico

del consumidor, grado de satisfacción de los clientes, etc.), así como las

previsiones de futuro.

b) Necesidades de formación de la empresa

Las necesidades de formación en una empresa están determinadas por la

diferencia entre las cualificaciones y competencias de los empleados y aquellas

que se consideran requeridas por los puestos de trabajo. Dichas diferencias o

déficit de formación deben impedir que la organización alcance los objetivos de la

misma.

Existen necesidades de formación “reactivas” y “proactivas”. Las primeras

son aquellas derivadas de la observación de problemas concretos y reales (baja

productividad, falta de conocimientos de los trabajadores, etc.) Las segundas son

los vacíos de formación que, si se cubren, capacitan al personal de la empresa

ante la innovación. El análisis de las necesidades proactivas permite anticiparse a

las exigencias de cambio.

La detección de necesidades de formación (realizada por consultores o

expertos internos o externos a la empresa) debe llevar a una lista de carencias.

Dichas carencias pueden referirse a trabajadores en concreto, puestos de trabajo,

departamentos, actuaciones concretas, etc.

Ejemplo:

1. Identificar el problema.

2. Ver quién está involucrado: directamente, indirectamente, responsables,

beneficiarios, perjudicados.

3. Dónde se manifiesta: puestos de trabajo y categorías de personal afectada.

4. Cuando se manifiesta: circunstancias, periodicidad.

5. Coste económico de la deficiencia y pérdidas que ocasiona a la empresa.

6. Identificación de las necesidades de formación.

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