DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS Y DE RRHH

DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS Y DE RRHH

4. Aplicar una serie de actitudes y comportamientos que nos permitirán participar en una reunión de una forma constructiva. 5. Diferenciar posibles situaciones conflictivas que pueden darse en una reunión y saber encontrar soluciones.

Elementos clave de la dirección de reuniones 5.1.

De una adecuada preparación de la reunión pueden depender en gran medida los resultados que se obtengan. Una de las premisas que debemos tener en mente, si nos toca el papel de coordinar o dirigir una reunión, es la de evitar la improvisación. No sirve el argumento de "tengo mucha experiencia, sobre la marcha ya vamos haciendo...". Con este argumento podemos llevarnos una desagradable sorpresa. En esta lección vamos a analizar los elementos que deben tenerse en cuenta para preparar adecuadamente una reunión.

Objetivo

Es fundamental precisar un objetivo; debemos ser capaces de responder de forma clara a la pregunta ¿para qué nos reunimos?, y saberla transmitir de forma adecuada a cada uno de los miembros. Convocamos una reunión para evaluar cómo se está llevando a cabo el proyecto de edición de los nuevos fascículos sobre la serie televisiva El Príncipe de Egipto.

Participantes

¿Quién va a participar? Debemos tener en cuenta que únicamente deben convocarse las personas realmente necesarias, aquellas que estén implicadas con el tema que se va a tratar y que tengan algo que aportar.

Para esta reunión vamos a convocar a todo el equipo de producción y, sin embargo, no vamos a convocar a nadie del departamento administrativo.

Orden del día

Una vez precisado el objetivo de la reunión, es necesario establecer el orden del día. Lo más recomendable es:

1. Empezar con temas suaves, a modo de introducción. Pueden ser recapitulaciones de puntos acordados en una reunión anterior. También es aconsejable iniciar la reunión con puntos muy concretos, o de fácil acuerdo, para que todos los participantes tengan una sensación de progreso. 2. Colocar los temas clave calculando el tiempo necesario para su abordaje.

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