DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS Y DE RRHH

DESARROLLO DE HABILIDADES DIRECTIVAS Y DE RRHH

Se va a decidir, a discutir, a evaluar... La forma como se desarrolle la reunión puede condicionar aspectos determinantes para el equipo. Vamos a aplicar las distintas fases de las que consta una reunión, a fin de ofrecerle una serie de pautas para seguir en cada una de ellas.

1. Fase de apertura

Es fundamental iniciar la reunión a la hora acordada. Esperar a los ausentes como acto de cortesía ¿no es una falta de consideración hacia las personas que han sido puntuales? Se recomienda realizar una breve presentación en la que se agradezca la participación, se recuerde el objetivo de la reunión y se lancen algunas frases que motiven al grupo, incluso si la reunión es para tratar algún tema áspero, como podría ser el fracaso de un proyecto. Se designará a un secretario para que vaya tomando notas de los puntos relevantes y posibles acuerdos. Seguidamente, se procederá a la lectura del orden del día, por si algún miembro quiere incluir algún nuevo punto.

2. Fase de análisis y discusión

Intentemos entre todos evaluar qué ha ocurrido. Podríamos empezar por nuestras percepciones: ¿se nos comió el tiempo?, ¿faltaba preparación? ¿estábamos desmotivados?, ¿era un proyecto demasiado ambicioso?

Es el momento de aportar información y compartirla con todos los miembros. Aparece la discusión, la contraposición de ideas, la contra argumentación.

En esta fase es fundamental una óptima dirección y control de la reunión, es el punto álgido. Es importante controlar la participación, canalizar posibles tensiones evitando alusiones personales, para centrar la discusión en los temas previstos.

3. Fase de toma de decisiones

Es el momento de ir conduciendo la reunión hacia la toma de decisiones. Recuerde que hemos marcado una hora de cierre de la reunión. En el grupo han aparecido diversas opiniones, puntos de vista, y ahora éstos deben hacerse converger en un punto común. Podemos llegar a ese punto común por: - Unanimidad: La solución se decide por la aceptación de todos los miembros del equipo. - Consenso: Se llega a una solución viable de pacto y cesión mutua. - Una tercera vía nada recomendable sería por imposición, pero debería dejarse únicamente para situaciones extremas.

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