MANUAL TIC

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MANUAL ACADÉMICO

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

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TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

INDICE

1. Introducción .......................................................................................................................... 3

Evolución de las sociedades. A modo de aprendizaje................................................... 4 1.1.

Sociedad de la información versus sociedad del conocimiento ................................... 6 1.2.

Factores de impulso la sociedad de la información y el conocimiento ........................ 6 1.3.

Efectos en personas, empresas, familias y sociedad .................................................... 7 1.4.

2. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SUS COMPONENTES..................................................... 9

Concepto de sistemas de información y roles en la empresa....................................... 9 2.1.

Elementos que forman el sistema de información ..................................................... 14 2.2.

Fases de los sistemas de información ......................................................................... 15 2.3.

Metodologías para construir sistemas de información .............................................. 17 2.4.

3. LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS.......................................................................................... 20

Datos ........................................................................................................................... 20 3.1.

Atributos de la información ........................................................................................ 23 3.2.

Los del negocio versus informáticos ........................................................................... 24 3.3.

La información como producto : Sistema de calidad.................................................. 25 3.4.

4. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES.................. 26

La modelización........................................................................................................... 26 4.1.

El modelo BSC (balanced Scorecard)........................................................................... 28 4.2.

5. LA TIC EN LA EMPRESA........................................................................................................ 32

Diferentes tecnologías de la información: .................................................................. 32 5.1.

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1. Introducción

La información, la comunicación, la educación y el conocimiento son esenciales para la iniciativa, el progreso y el bienestar de las sociedades. A su vez, las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) que potencian esos cuatro conceptos, tienen inmensas repercusiones en prácticamente todas las dimensiones de nuestras vidas. La capacidad de las tecnologías digitales para superar o, en todo caso, reducir las consecuencias de muchos obstáculos tradicionales, especialmente los que suponen el tiempo y la distancia, ha propiciado que, por primera vez en la historia, el vasto potencial de estas tecnologías sea utilizado por millones de personas en todo el mundo y en beneficio de ellas. En la Declaración de Principios de la Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Información (2003 y 2005) se señalaba que «debe promoverse el empleo de las TIC a todos los niveles en la educación, la formación y el perfeccionamiento de los recursos humanos… Los creadores, los editores y los productores, así como los profesores, instructores, archivistas, bibliotecarios y alumnos deberían desempeñar una función activa en la promoción de la sociedad de la información…». Medidas especiales como la formación continua y de adultos, la capacitación en otras disciplinas y el aprendizaje continuo, son claves a la hora de beneficiarse de las nuevas posibilidades ofrecidas por las TIC para los empleos tradicionales, las profesiones liberales y las nuevas profesiones. Al hablar de tecnologías TIC hablamos de innovaciones científicas que pueden crear una nueva industria o transformar una existente. Estas incluyen tecnologías discontinuas derivadas de innovaciones radicales, así como tecnologías más evolucionadas formadas a raíz de la convergencia de ramas de investigación antes separadas. Cada una de estas tecnologías ofrece una rica gama de oportunidades de mercado que proporcionan un incentivo para realizar inversiones de riesgo. El problema que plantean estas nuevas tecnologías, tanto a los directivos de las empresas maduras como a los de las empresas de nueva creación, es que las herramientas de gestión tradicionales no son capaces de resolver con éxito los nuevos desafíos generados.

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Evolución de las sociedades. A modo de aprendizaje 1.1.

Esta nueva Sociedad del Conocimiento nos permite: comunicarnos de forma sincrónica y asincrónica, y de manera fiable y rápida y con costos notablemente más reducidos que en las décadas anteriores, con personas situadas en continentes diferentes al nuestro; realizar transacciones comerciales son entrar en los bancos y cajas de ahorros; efectuar el trabajo desde nuestro propio domicilio; u ofrecer un diagnostico medico con tanta fiabilidad como si estuviéramos delante del enfermo. A ello podemos añadir el acceso a bases de datos que hasta hace relativamente poco tiempo estaban limitadas a un circulo reducido de personas; la visita a versiones virtuales de los museos de mayor prestigio y reconocimiento mundial, o la utilización de estas tecnologías para múltiples fines, que van, desde la educación y formación, hasta la industria, la investigación, o la navegación. Sin lugar a dudas estas posibilidades se verán notablemente incrementadas en los próximos años, gracias a los avances que está adquiriendo la compresión y digitalización de las señales; así́ como la evolución de las tecnologías de transferencias, con la utilización progresiva de los satélites DBS, o el reemplazo de la fibra óptica por ATM. Sin olvidarnos de los avances que se generan en la propia tecnología de la informática y los microprocesadores. Como han señalado Tiffín y Rajasingham10: "se han realizado muchos intentos por solucionar los problemas de la educación con las tecnologías de la comunicación. Durante los años cuarenta y cincuenta se produjeron la introducción del cine y la radio, y en los sesenta y setenta, el auge, decadencia y el nuevo auge de la televisión educativa. Los ochenta constituyen la década de los ordenadores personales en las escuelas. Los noventa parecen resueltos a ser una época de experimentación de las telecomunicaciones en la educación.

Sin embargo, ninguna de dichas iniciativas tecnológicas ha planteado una amenaza seria a la tecnología dominante en la educación: el aula".

Estas influencias de la Sociedad de la Información y del Conocimiento se dan en todos los sectores que la conforman, por ello es lógico que también alcancen los sistemas educativos y de formación que en las mismas se establecen. Como han indicado los autores anteriores, cada modelo de sociedad (preindustrial, industrial y de la información) ha desarrollado un modelo de educación con unas características concretas, que se sintetizan en el cuadro siguiente:

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Cuadro sacado de J. Tiffín y L. Rajasingham: "En busca de la clase virtual", pp. 116

Como señala J. Cabero y J. Barroso11, la formación en un futuro, sobre todo en el nivel terciario y de perfeccionamiento ocupacional, vendrá́ determinada por diferentes características, como son: tendencia a la individualización; flexibilidad; basada en los recursos; accesible; a distancia; e interactiva. Características que repercutirán notablemente sobre los objetivos, estructura y sistema relacional que utilicen las organizaciones educativas, tanto desde la configuración del espacio y el tiempo, como de los recursos que movilicen y las funciones que lleguen a perseguir.

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Sociedad de la información versus sociedad del 1.2. conocimiento El conocimiento ha ocupado siempre un lugar central en el desarrollo económico y en el bienestar social. Sin embargo, la noción «sociedad del conocimiento» trata de señalar una ruptura y una discontinuidad respecto a periodos anteriores. Los orígenes de esta noción hay que buscarlos en los análisis de las transformaciones que estaban sufriendo las sociedades industriales a principios de los años 60. En este contexto, el sociólogo Peter F. Drucker (1959) pronosticó la emergencia de una nueva capa social de trabajadores y trabajadoras del conocimiento y la tendencia hacia una sociedad centrada en la producción y gestión del saber. Sin embargo, en los primeros años de su desarrollo, el termino que consiguió́ un uso más frecuente fue el de sociedad «post-industrial» gracias a los trabajos de D. Bell (1973) y Alain Touraine (1973). El paradigma post-industrial se distingue por un crecimiento de las ocupaciones de servicios a expensas de quienes producen bienes materiales. El trabajador de cuello azul, empleado en una fábrica, ya no es primordial. En contraste, son los trabajadores de cuello blanco, administrativos y profesionales cualificados, los que presentan un crecimiento más rápido. Así́, el retrato que se pone de relieve es el de una sociedad en la que el saber desplaza al trabajo, a las materias primas y al capital como fuente más importante de desarrollo económico y de desigualdades sociales.

Factores de impulso la sociedad de la información y el 1.3. conocimiento

Estamos viviendo una época de grandes cambios que se suceden de forma vertiginosa. Los cambios trascendentales de la humanidad cada vez ocurren con mayor frecuencia. Antiguamente se necesitaban millones de años para que tuviera lugar un cambio relevante. Por poner un ejemplo, el hombre tardó millones de años en ponerse de pie. Sin embargo, ahora, entre un cambio relevante y otro transcurre muy poco tiempo. Un buen ejemplo de ello es el tiempo que ha pasado entre el primer ordenador y las primeras tabletas; apenas unos años. Esto se debe al fenómeno de la Singularidad.

Esta curva de la singularidad se denomina de este modo porque tiene un crecimiento exponencial. Hoy en día estos cambios disruptivos, es decir, los que cambian la forma en que se comporta la sociedad, ocurren cada 80 años. Y conforme

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pase el tiempo, estos cambios se reducirán a 20, luego a 3 y así sucesivamente. La humanidad avanza de forma tan acelerada que hoy en día la innovación se considera algo básico en la sociedad y en el mercado. Si te paras a pensar, sólo en una década, Internet se ha convertido en una herramienta crucial en nuestra rutina diaria, tanto personal como profesional. Y es que, sin duda, estamos viviendo un cambio de era que surge del avance imparable de las nuevas tecnologías dando lugar a lo que ya se denomina era Digital. Paralelamente a esta era Digital, estamos viviendo un cambio generacional. Para 2025 los denominados “Millennials”, nacidos entre 1980 y 1995 conformarán el 75% de la fuerza laboral, con todo lo que esto conlleva de cambio tanto a nivel social como de demanda empresarial. Tras ellos vienen los “Centennials”, nacidos a partir de 1995, los nativos digitales. Ellos representan la primera generación que ha crecido de la mano de la tecnología. Ambas generaciones representan un nuevo paradigma de usuario; conectado con su entorno, que comparte sus experiencias a escala global y se reinventa a diario. Pero la digitalización no es cosa de una generación, todos tenemos acceso a las nuevas plataformas tecnológicas y somos capaces de interactuar con personas y empresas de todo el mundo.

Todos somos la Generación C, porque Compartimos, Colaboramos y nos conectamos.

Efectos en personas, empresas, familias y sociedad 1.4.

La sociedad de la información en la vida cotidiana La sociedad de la información facilita las actividades de millones de individuos en todo el mundo, pues ofrece soluciones a problemas de distinta naturaleza (cotidianos, académicos, culturales, sociales, económicos, etc.) a través de la creación, acceso, manejo e intercambio de contenido electrónico.

Sobre este constructo, en la actualidad se manejan distintas definiciones, algunas de las cuales se presentan a continuación. Por ejemplo, Méndez, Figueredo,

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Goyo y Chirinos (2013) señalan: La sociedad de la información la signan las tecnologías de la información y de la comunicación, las cuales juegan un rol importante ante las nuevas realidades que viven las instituciones universitarias en lo concerniente a las actividades de docencia, extensión, investigación y gestión; (y) con relación a su posibilidad y capacidad de almacenar, transformar, acceder y difundir información, donde el talento humano es factor fundamental, para el cual se deben promover procesos de aprendizaje permanente que permitan modificar los hábitos de trabajo y conduzcan a enfrentar con éxito los desafíos presentes y futuros (p. 74). En cambio, Valderrama (2012) sostiene: Los reduccionismos y determinismos tecnológicos que fundamentan este proyecto conducen a una especie de totalitarismo tecnológico que más allá del uso instrumental de ciertas tecnologías para ejercer controles policivos tanto en el mundo presencial como en el virtual, se refiere a la imposición de un modelo único de tecnologías de la comunicación e información (TIC) y a la generación de un modelo de producción de subjetividades tecnológicas (p. 14). Por último, Tubella (2012) considera: En la sociedad de la información, la acción comunicativa y el conjunto de los medios de comunicación de masas (los media) adquieren un renovado papel decisivo en el proceso de construcción del poder. Puesto que los discursos se generan, difunden, debaten, internalizan e incorporan a la acción humana, en el ámbito de la comunicación socializada en torno a las redes locales-globales de comunicación, las redes de comunicación y nuestra actuación en y a partir de ellas, resultará clave en la definición de las relaciones de poder en nuestros días (p. 99).

Según lo anterior, se puede afirmar que la sociedad de la información ha ocasionado una dependencia tecnológica en las personas, las cuales han transformado su naturaleza y ha provocado una fuerte subordinación, así como un cambio de hábitos en la vida diaria del ser humano.

Esto ha derivado en la aparición de una nueva cultura informática que no respeta fronteras y conduce a un mundo diferente e informado con la incorporación de las TIC y su principal insumo: la información, integrada a la vida cotidiana y generadora de poder.

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2. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y SUS COMPONENTES

Concepto de sistemas de información y roles en la 2.1. empresa

Nuestra sociedad se encuentra repleta de ejemplos de sistemas , tales como una máquina expendedora de café, una fábrica de productos manufacturados, un vehículo, un archivo para documentos, nuestra columna vertebral, etc. En el caso de las máquinas de café o bebidas, podemos analizar su funcionamiento para comprender mejor el concepto de sistema. Las monedas entran en el sistema, se compara su valor con el de la bebida seleccionada (objetivo del sistema) y si ambos valores son iguales, se expide la bebida. En lo que respecta a los sistemas propiamente dichos hay un amplio consenso en cuanto a las características que deben tener y maneras de obrar, sin embargo no ocurre lo mismo con el concepto de sistema de información , del cual existen muchas definiciones, matices y escuelas. De todas formas, hablando en términos generales, podemos decir que un sistema de información es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para alcanzar un fin determinado , el cual es satisfacer las necesidades de información de dicha organización. Estos componentes pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general, los cuales procesan la información y la distribuyen de manera adecuada, buscando satisfacer las necesidades de la organización. El objetivo primordial de un sistema de información es apoyar la toma de decisiones y controlar todo lo que en ella ocurre . Es importante señalar que existen dos tipos de sistema de información, los formales y los informales; los primeros utilizan como medio para llevarse a cabo estructuras sólidas como ordenadores, los segundos son más artesanales y usan medios más antiguos como el papel y el lápiz o el boca a boca. El estudio de los sistemas de información surgió como una subdisciplina de las ciencias de la computación, con el objetivo de racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones. El campo de estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores dentro de la administración. Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas formas . Existen, por ejemplo, sistemas de información gerencial (con el fin de resolver conflictos en empresas), sistemas de procesamiento de transacciones (que se encargan de manejar la información en el contexto de los intercambios comerciales), sistemas de información ejecutiva (para los directivos),

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sistemas de soporte a decisiones (analizan los distintos factores que hacen al negocio para decidir qué rumbo tomar), sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto). Según los autores Laudon y Laudon, profesores de Administración de Empresas, un sistema de información es un organismo que recolecta, procesa, almacena y distribuye información . Son indispensables para ayudar a los gerentes a mantener ordenada su compañía, a analizar todo lo que por ella pasa y a crear nuevos productos que coloquen en un buen lugar a la organización. Esta definición es una de las únicas que manifiesta la exigencia de que un sistema de información tenga componentes, aunque no especifica cuáles deban ser, posiblemente porque intenta englobar todas las posibles variantes de este concepto. Durante los últimos años, en relación a la gestión de datos se han venido desarrollando diferentes tipos de sistemas de información para diferentes propósitos, dependiendo de la necesidad de cada negocio . Cada uno de estos tipos de sistemas de información juega un papel diferente en la jerarquía organizacional y las operaciones de gestión.

Los roles de los algunos tipos de sistemas de información en las organizaciones empresariales :

● Sistemas de procesamiento de transacciones

● Sistemas de control de procesos

● Sistemas de automatización de oficinas

● Sistemas de Información de Gestión

● Sistemas de Soporte a la toma de decisiones

● Sistemas de información ejecutiva

● Sistemas expertos

● Sistemas de gestión del conocimiento

● Sistemas de información estratégica

● Sistemas de información funcionales

● Sistemas de información de ventas y marketing

● Sistemas de información de fabricación y producción

● Sistemas de información financiera y contable

● Sistemas de información de recursos humanos

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Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son los sistemas comerciales básicos y se utilizan a nivel operativo en la organización. Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que realiza y registra las transacciones rutinarias diarias necesarias para el funcionamiento del negocio. En el nivel más bajo de la jerarquía organizacional, encontramos los sistemas de procesamiento de transacciones que respaldan las actividades cotidianas del negocio.

Los sistemas de control de procesos monitorizan y controlan procesos industriales o físicos. Algunos ejemplos: refinación de petróleo, generación de energía y sistemas de producción de acero.

Por ejemplo, una refinería de petróleo utiliza sensores electrónicos conectados a computadoras para monitorizar de forma continua procesos químicos y hacer ajustes en tiempo real que controlan el proceso de refinería. Un sistema de control de procesos incluye toda la gama de: equipos, programas de ordenador, procedimientos operativos.

Los sistemas de automatización de oficinas son uno de los tipos de sistemas de información más utilizados. Ayudan a los directivos a controlar el flujo de información en las organizaciones. Los sistemas de automatización de oficinas mejoran la comunicación y la productividad de los grupos de trabajo. Brindan soporte a una amplia gama de usuarios. Los sistemas de automatización de oficinas están diseñados para dar soporte a diferentes tareas de oficina mediante TI: sistemas multimedia, correo electrónico, videoconferencia, transferencia de archivos e incluso decisiones grupales pueden lograrse mediante los sistemas de automatización de oficinas.

Los tipos de sistemas de información conocidos como sistemas de información de gestión pueden recopilar y procesar información de diferentes fuentes. Proporcionan información en forma de informes para dar soporte a la toma de decisiones. Los sistemas de información de gestión (MIS) utilizan los datos recopilados por el TPS para proporcionar informes y formularios de control.

Un sistema de soporte de decisiones es un sistema informático destinado a ser utilizado por los directivos para tomar decisiones durante el proceso de resolución de una decisión semiestructurada. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones son

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una especie de sistema informático de información organizacional que ayuda a los directivos en la toma de decisiones modelando, formulando, calculando, comparando, seleccionando la mejor opción o prediciendo los escenarios. Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones están diseñados específicamente para ayudar a tomar decisiones en situaciones en las que existe incertidumbre sobre los posibles resultados de esas decisiones. Es un sistema de información informático que ayuda a los directivos a tomar decisiones complejas, como las que son necesarias para resolver problemas mal definidos o semiestructurados. Los sistemas de información ejecutiva proporcionan un acceso rápido a la información interna y externa, a menudo presentada en formato gráfico, pero con la capacidad de presentar datos subyacentes más detallados si es necesario. Los sistemas de información ejecutiva brindan información crítica de una amplia variedad de fuentes internas y externas en formularios fáciles de usar para ejecutivos y gerentes. Un EIS proporciona a los altos directivos un sistema para ayudar a tomar decisiones estratégicas y tácticas. Está diseñado para generar información lo suficientemente abstracta como para presentar toda la operación de la empresa en una versión simplificada para satisfacer a la alta gerencia. Los sistemas expertos son los sistemas de inteligencia artificial que se han utilizado con más éxito para la creación de aplicaciones comerciales. Son sistemas basados en el conocimiento que proporcionan asesoramiento experto actuando como consultores expertos para los usuarios. Un sistema experto es un programa de ordenador que intenta emular el razonamiento humano realizando tareas con un nivel similar al de un experto humano.

Los sistemas de gestión del conocimiento son sistemas de información basados en el conocimiento que dan soporte a la creación, organización y propagación del conocimiento empresarial a empleados y gerentes de toda la empresa. La gestión del conocimiento es el despliegue de un sistema integral que aumenta el conocimiento de una organización.

Los sistemas de información estratégica aplican la tecnología de la información a los productos, servicios o procesos comerciales de una empresa para ayudarle a obtener una ventaja estratégica sobre sus competidores.

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Los sistemas comerciales funcionales son sistemas de información que se centran en aplicaciones operativas y de gestión en apoyo de funciones de negocio básicas, como la contabilidad, finanzas, marketing, operaciones y gestión de recursos humanos. Se pueden clasificar por la función organizativa específica: ventas y marketing, sistemas de fabricación y producción, sistema de contabilidad y finanzas y sistema de recursos humanos. La función de ventas y marketing es responsable de vender el producto o servicio de la organización. El marketing se ocupa de identificar a los clientes de los productos o servicios de la empresa, determinar qué necesitan o desean, planificar y desarrollar productos y servicios para satisfacer sus necesidades, y publicitar y promocionar estos productos y servicios. Ventas se preocupa por contactar a los clientes, vender productos y servicios, recibir pedidos y realizar un seguimiento de las ventas. Los sistemas de información de ventas y marketing ofrecen soporte a estas actividades. La función de fabricación y producción es responsable de producir los bienes y servicios de la empresa. Los sistemas de fabricación y producción se ocupan de la planificación, el desarrollo y el mantenimiento de las instalaciones de producción; el establecimiento de objetivos de producción; la adquisición, el almacenamiento y la disponibilidad de materiales de producción; y la programación de equipos, instalaciones, materiales y mano de obra necesarios para formar productos terminados. Los sistemas de información de fabricación y producción dan soporte a estas actividades. La función de finanzas es responsable de administrar los activos financieros de la empresa, como efectivo, acciones, bonos, otras inversiones. La función de contabilidad es responsable de mantener y gestionar los registros financieros de la empresa, tales como recibos, nóminas, etc. La tarea fundamental del software de contabilidad es automatizar la tarea rutinaria de ingresar y contabilizar transacciones contables. Esta información está organizada en un formato electrónico para producir estados financieros y se puede acceder de inmediato para ayudar en la gestión de la empresa. Un sistema de información de gestión financiera proporciona información financiera a todos los ejecutivos financieros dentro de una organización. Las decisiones financieras generalmente se basan en la información generada por el sistema contable.

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Los sistemas de información de recursos humanos son procesos de producción, organización, almacenamiento y distribución de información de mano de obra para ayudar a tomar decisiones adecuadas. Hoy en día, la mayoría de las empresas utilizan sistemas de información de recursos humanos para apoyar las operaciones diarias de recursos humanos. Los sistemas de información de recursos humanos dan soporte a actividades tales como la identificación de empleados potenciales, el mantenimiento de registros completos de los empleados existentes y la creación de programas para desarrollar los talentos y habilidades de los empleados.

Elementos que forman el sistema de información 2.2.

Para poder hablar de sistemas de información es preciso reunir seis componentes , que deben ser capaz de integrarse para trabajar de manera conjunta:

● Hardware : se trata de la tecnología de almacenamiento, comunicaciones, entradas y salidas de datos.

● Software : son los programas destinados a recoger los datos, almacenarlos, procesarlos y analizarlos, generando conocimiento para el usuario final.

● Datos : son las porciones de información donde reside todo el valor.

● Procedimientos : son las políticas y reglas de negocio aplicables a los procesos de la organización.

● Usuarios : ellos son quienes se interactúan con la información extraída de los datos, constituyendo el componente decisivo para el éxito o el fracaso de cualquier iniciativa empresarial.

● Retroalimentación : es el elemento clave de cualquier sistema de información al ser la base para la mejora continua.

Pese a que la que toma en consideración estos seis componentes es la definición más completa de sistemas de información, hay que tener en cuenta que, en muchas ocasiones, con este término se hace referencia solamente al software, dando por supuestos los otros cinco elementos. En cualquier caso, en el diseño de un sistema de información empresarial existen dos factores críticos hacia los que deben orientarse todos los esfuerzos , sea cual sea la concepción desde la que se aborde. Se trata de los siguientes:

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1. Calidad de la información:

● Completitud

● Exactitud

● Fiabilidad

● Consistencia

2. Satisfacción del usuario.

● Accesibilidad

● Velocidad

● Precisión

● Visualización

● Personalización

Fases de los sistemas de información 2.3.

Hay 5 actividades de los sistemas de información. Todos los elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada. Estas actividades son:

Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.

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Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM), memorias USB (pendrive), etc.

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida.

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Metodologías para construir sistemas de información 2.4.

El ciclo de vida de un sistema de información comprende todos los procesos que ocurren desde que nace la necesidad de un sistema hasta que surge otro que lo sustituye . De acuerdo con el estándar ISO-12207, se trata del marco de referencia que contiene todas las implicaciones del desarrollo, la explotación y el mantenimiento de un producto de software.

Existen varios modelos de sistemas de información , entre los que destacan:

●

Modelo en cascada.

●

Modelos basados en prototipos.

● Modelo de construcción de prototipos.

●

Modelo de desarrollo incremental.

●

Modelo de prototipado evolutivo.

●

Modelos alternativos.

●

Modelo en espiral.

● Modelos basados en transformaciones.

● Proceso unificado de desarrollo del software de Rational (RUP).

● Desarrollo de Software Basado en Componentes (DSBC o CBSB).

● Modelo de la Programación Extrema (eXtreme Programmming).

De esta lista de modelos, el de cascada es el más utilizado debido a que exige verificar y validar cada etapa antes de pasar a la siguiente .

Las 6 fases metodológicas para construir un sistema de información son:

2.4.1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Es el primer paso del proceso porque implica conocer la actividad de la organización en cuestión. Es en este momento cuando se identifican las necesidades y los problemas relacionados con la gestión de la información. Se descubre el porqué de la necesidad del sistema, y cómo se espera satisfacer esa necesidad dentro de la entidad. Es decir, también se valoran expectativas.

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En esta fase la revisión de bibliografía institucional y la realización de entrevistas son las formas típicas de encontrar información útil para el trabajo a realizar. Asimismo, se debe hacer una revisión de los sistemas de información existentes para detectar hábitos de uso, dificultades más frecuentes y experiencias positivas con otros sistemas.

2.4.2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Una vez recopilada toda la información, es hora de organizarla de tal modo que resulte útil para la siguiente fase: el diseño. Gráficos, mapas mentales y flujogramas pueden ser las formas de condensar la data recabada, y hacerla comprensible y de utilidad para el equipo.

2.4.3. DISEÑO DEL NUEVO SISTEMA

Tomando como base la información que se organizó en la fase anterior, se procede a diseñar el nuevo sistema. El nivel de complejidad del nuevo sistema debe aumentar de forma progresiva para que el usuario tenga ocasión de familiarizarse con los nuevos procedimientos y/o dispositivos. Aquí aparece el lenguaje en el que se escribirá el código del software, o cómo se adaptará el sistema que se comprará en el mercado. En este punto también se define la apariencia del sistema.

El objetivo de este diseño debe estar clara y directamente relacionado con la solución de las necesidades identificadas.

2.4.4. DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL NUEVO SISTEMA

Es la fase de desarrollo propiamente dicho. Aquí se inicia la programación del nuevo software. Si se está adquiriendo un programa ya hecho, la fase se concentra más en la documentación del mismo. La idea es que todo el sistema quede soportado por la documentación pertinente para que le puedan hacer las modificaciones que hagan falta en caso de que se requieran. El manual de usuario debería surgir en este punto.

2.4.5. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Es la fase práctica del sistema. Aquí se pone a prueba, y se usa con ojo crítico para poder detectar las principales ventajas y las posibles fallas que pueda tener.

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El objetivo fundamental de esta fase es detectar errores para poder corregirlos antes de que se implemente el sistema al resto de la organización.

La introducción de nuevo sistema puede hacerse de varias formas:

● En paralelo . Se inserta el nuevo sistema sin eliminar el anterior, al menos por un tiempo determinado, para que los usuarios se vayan adaptando progresivamente.

● Con un plan piloto . Cuando se implementa en un espacio definido por un tiempo también definido.

● Con sustitución instantánea . Cuando la deficiencia del anterior hace urgente el cambio.

● Con un período de prueba . Se trata de experimentar qué tan eficiente es el nuevo sistema durante un período de tiempo determinado.

● Por partes . Cuando el nuevo sistema es muy grande e implica muchos cambios.

2.4.6. MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

Esta es una fase continua que consiste en procurar el perfecto funcionamiento del sistema. Se trata de la fase de soporte en la que un personal técnico se dispone a ayudar a los demás en la adopción y operación del nuevo sistema. También es aquí cuando se solucionan los errores que ocurren con la operatividad y las nuevas exigencias de los usuarios. Esta fase suele llevarse del 40% al 80% de los recursos asignados al desarrollo del sistema, y dura hasta que pasa a ser obsoleto. También es la fase en la que se hacen actualizaciones o se le agregan funcionalidades.

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3. LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS

¿En qué se diferencia el conocimiento de los datos y de la información? En una conversación informal, los tres términos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar a una interpretación libre del concepto de conocimiento. Quizás la forma más sencilla de diferenciar los términos sea pensar que los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes de cualquier tipo (personas, empresas, máquinas...), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos.

Los conceptos que se muestran a continuación se basan en las definiciones de Davenport y Prusak (1999).

Datos 3.1.

Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el porqué de las cosas y no son orientativos para la acción. Un número telefónico o un nombre de una persona, por ejemplo, son datos que, sin un propósito, una utilidad o un contexto no sirven como base para apoyar la toma de una decisión. Los datos pueden ser una colección de hechos almacenados en algún lugar físico como un papel, un dispositivo electrónico (CD, DVD, disco duro...), o la mente de una persona. En este sentido las tecnologías de la información han aportado mucho a recopilación de datos.

Como cabe suponer, los datos pueden provenir de fuentes externas o internas a la organización, pudiendo ser de carácter objetivo o subjetivo, o de tipo cualitativo o cuantitativo, etc.

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3.1.1. INFORMACIÓN

La información se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los datos se pueden transforman en información añadiéndoles valor:

* Contextualizando: se sabe en qué contexto y para qué propósito se generaron.

* Categorizando: se conocen las unidades de medida que ayudan a interpretarlos.

* Calculando: los datos pueden haber sido procesados matemática o estadísticamente.

* Corrigiendo: se han eliminado errores e inconsistencias de los datos.

* Condensando: los datos se han podido resumir de forma más concisa (agregación).

Por tanto, la información es la comunicación de conocimientos o inteligencia, y es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, impactando sobre sus juicios de valor y sus comportamientos.

Información = Datos + Contexto (añadir valor) + Utilidad (disminuir la incertidumbre)

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3.1.2. CONOCIMIENTO

El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y know- how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también está en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.

El conocimiento se deriva de la información, así como la información se deriva de los datos. Para que la información se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones como:

* Comparación con otros elementos.

* Predicción de consecuencias.

* Búsqueda de conexiones.

* Conversación con otros portadores de conocimiento.

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Atributos de la información 3.2.

Los seres humanos estamos creando y almacenando información constantemente y cada vez en cantidades más astronómicas.

Existe una tendencia en el avance de la tecnología que ha abierto las puertas hacia un nuevo enfoque de entendimiento y toma de decisiones, la cual es utilizada para describir enormes cantidades de datos.

Para que la información sea eficiente tiene que tener una serie de características . tales requisitos constituyen criterios para guiar el diseño de sistemas de información y para evaluar el funcionamiento de los mismos para la toma de decisiones o tan solo el uso de la misma.

RELEVANCIA: La información es relevante si es necesaria para una situación en particular, o la importancia que le brinde o reconozca el usuario o sector de una organización. OPORTUNIDAD: La información debe estar disponible cuando se la requiera. Este requisito hace referencia al momento y la frecuencia con la que la información debe ser suministrada, así como las facilidades para acceder a la información que se encuentra disponible de modo relativamente permanente.

COMPLETITUD: Una información completa proporciona al usuario todo lo que necesita saber acerca de una situación en particular.

EXACTITUD: Indica a los usuarios si es cierta o falsa, exacta o inexacta.

FORMA: Indica la estructura de la información. Cuánticamente (medición), o cualitativamente (describe una situación o hecho de ciertas características no medibles).

FRECUENCIA: Indica al usuario cuan a menudo se requiere, se recaba, se produce o actualiza.

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EXTENSIÓN: Indica al usuario el alcance de la información, el cual define su campo de acción. La información, puede cubrir un amplia área de interés o puede tener una esfera de acción muy reducida.

ORIGEN: Indica al usuario de donde proviene la información, desde dentro o fuera de una organización, o quien la origina.

TEMPORALIDAD: Indica al usuario si la información está orientada hacia el pasado, hacia sucesos actuales o actividades y sucesos futuros.

Los del negocio versus informáticos 3.3.

La estrategia empresarial, para las organizaciones que desean sacarle el máximo provecho a sus silos, implica cooperar, crear sinergias y asignar recursos a los silos. El desafío está en desarrollar estructuras organizativas que ayuden a superar el poder y la mentalidad de estas unidades organizativas y lograr que esa estrategia tenga éxito. Hay que desarrollar estructuras y procesos que creen una conexión entre los diferentes silos, a través de la cual las personas puedan mejorar el flujo de información y desarrollar e implementar programas.

En las empresas, los especialistas de negocios son personas que adquieren un conocimiento exhaustivo de un dominio de negocio. Permiten el cambio en la organización mediante la implementación de prácticas de análisis de negocios para identificar las necesidades del negocio y proporcionar una solución para entregar valor al negocio y a las partes interesadas.

Su valor está en procedimentalizar las operaciones para maximizar el valor que se entrega al cliente ya sea a través de productos o servicios. Debido a la oleada digital que han supuesto las TIC, la incorporación de nuevos roles digitales ha hecho que los perfiles informáticos tengan que trabajar de la mano con la gente de negocio.

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La información como producto : Sistema de calidad 3.4.

Mantener la calidad de datos en una organización es un verdadero desafío. Los problemas de calidad de datos provienen de la captura realizada en los sistemas de la organización. En la mayoría de los casos se deben a errores humanos, muchas veces debidos a la poca formación de las personas que están realizando esa captura de datos y la ausencia de incentivos que fomente la captura de datos de alta calidad. Por ejemplo, la captura incorrecta de direcciones postales o de correo electrónico y números de teléfono, es un error común que se comete en las organizaciones y es por eso por lo que muchas herramientas de calidad de datos han existido desde siempre para corrección de direcciones y cosas de esa naturaleza. El problema se agrava (y es algo muy común) cuando varios sistemas de IT dentro de la organización mantienen la misma información de manera diferente. En este caso, la corrección de calidad en uno de los sistemas no corrige automáticamente el otro. Y para empeorar las cosas, piensa en una gran empresa que realiza la adquisición de otra compañía grande con lo que tenemos una gran cantidad de datos que ahora tienen que integrarse. Desde la perspectiva de calidad de datos, ser capaz de gestionar la calidad de los datos después de una fusión es un gran desafío.

Se deben adoptar medidas de gestión de calidad de datos desde el principio

Cuando se planifica una estrategia de gestión de datos maestros, muchos negocios no necesariamente piensan en instituir un programa de calidad de datos desde el principio. No hasta que trazan el perfil de datos maestros y descubren que sus archivos actuales están llenos de datos malos (Bad Data). Además, muchas empresas tampoco se dan cuenta de que organizar fuentes de datos redundantes en un proyecto de gestión de datos maestros va a producir problemas de calidad de datos, tanto en los sistemas de origen como en los de destino de eso datos en un “dataset”. Muchos ven “dataset” y calidad de los datos por separado y no ven las conexiones entre los dos.

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4. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES

La modelización 4.1.

Cualquiera sea el campo específico sobre el que se aplique el análisis de procesos como disciplina, este se lleva a cabo mediante una metodología bien precisa. Los pasos más significativos y nítidos son:

● Modelación

● Estimación de parámetros del modelo

● Simulación

● Evaluación

Centrándonos en la modelación, esta es la construcción de modelos donde se realiza el estudio con el fin de obtener conclusiones aplicables al sistema real. Existen diferentes tipos de modelos dependiendo del medio de representación:

Son una representación matemática del proceso y están descritas por sistemas de ecuaciones algebraicas y/o diferenciales. En la ciencia estos modelos constituyen las leyes y las hipótesis actuales; ejemplo: ley de Ohm, ecuaciones de Maxwell para el comportamiento de las ondas electromagnéticas, modelo de estructura atómica de la materia; los modelos matemáticos tienen un rango de validez más restringido y son consecuencia de la aplicación directa de los modelos científicos y de hipótesis simplificatorias consecuentes con los objetivos del análisis; ejemplos: modelo de un motor de inducción, modelo dinámico de una estructura (por ejemplo una viga), modelo de un intercambiador de calor, modelo de un reactor nuclear, etc. El procedimiento de modelación matemática se denomina frecuentemente identificación.

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Estos constituyen una representación física a escala del proceso en cuestión. Por ejemplo, las maquetas usadas en la construcción y el diseño de edificios, aviones, barcos, cohetes, etc.

Estos modelos se basan en que dos procesos distintos pueden tener patrones de comportamiento similares bajo ciertas condiciones de trabajo. Por ejemplo un circuito eléctrico según la teoría de redes lineales y un circuito mecánico también lineal. Entonces, se dice que uno es el modelo analógico del otro. Evidentemente, ambos tienen el mismo modelo matemático.

La construcción de un modelo no es siempre un proceso fácil. Para empezar, exige un determinado conocimiento del proceso en estudio. Exige también, abstraer relaciones entre las variables, manipular esas relaciones y finalmente procesar cierta cantidad de información. Si además, el proceso en cuestión tiene varias unidades es recomendable dividir al sistema en subsistemas haciendo modelos parciales los que luego se interconectan convenientemente de modo de representar el proceso. La confección del modelo es de naturaleza adaptativa. Esto permite generar un modelo que represente un compromiso entre una adecuada descripción del proceso (fidelidad) y que posea una estructura que sea compatible con las técnicas actualmente conocidas y con los medios (herramientas) disponibles (en cuanto al nivel de complejidad). Un paso importante dentro del proceso de modelación es establecer las hipótesis simplificatorias; estas se hacen en virtud de los objetivos que se persiguen y teniendo en cuenta las características del proceso; es importante entonces justificar estas hipótesis para obtener modelos adecuados en esas condiciones.

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