CASO PRÁCTICO EL CIERRE DEL PROYECTO

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CASO PRÁCTICO

EL CIERRE DEL PROYECTO

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INDICE

1. Introducción al caso práctico ................................................................................................ 3

2. Caso práctico ......................................................................................................................... 4

3. Inicio del proyecto................................................................................................................. 5

4. Planificación del proyecto ..................................................................................................... 8

5. Planificación del proyecto ................................................................................................... 17

6. Ejecución y control del proyecto......................................................................................... 20

7. Cierre del proyecto.............................................................................................................. 26

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Sobre la base de la información detallada a continuación, redacte un informe de cierre

1. Introducción al caso práctico

En el periodo de septiembre de 2013 a enero de 2014 tuve el privilegio de dirigir un proyecto de voluntariado para la traducción al español del libro: A Pocket Companion to PMI's PMBOK Guide. Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis. Editorial: Van Haren Publishing. La traducción de este libro fue posible gracias a la labor desinteresada del siguiente equipo de voluntarios del PMI: José Daniel Esterkin (Capítulo de Buenos Aires); Javier Martín (Capítulo de Barcelona); Ariana Cisilino, Fernando Lucas, José Ramón Arlandis y José Lopezosa (Capítulo de Valencia); Mercedes Martínez y un servidor (Capítulo de Madrid). Adicionalmente participaron 13 revisores externos del PMI. No menos importante fue la inestimable ayuda de Antón Zandhuis, uno de los autores, y Bart Verbrugge, Director Editorial. Todo aquel que haya trabajado con voluntarios sabe que uno de los principales retos en este tipo de proyectos es que a los voluntarios no se les puede exigir un determinado desempeño: es fundamental que estén motivados y hagan lo que se les pide voluntariamente. Si no está claro qué tienen que hacer, cómo o cuándo deben hacerlo, si las herramientas son demasiado complejas, las tareas demasiado largas, etc., entonces ya no pueden mantener la atención en el proyecto, dado que todos tienen otras actividades profesionales y personales que atender. Otro reto importante es que el equipo era virtual, sin financiación para una reunión presencial que facilitara la formación del equipo, como hubiera sido deseable. Todas estas restricciones influyeron en las herramientas informáticas empleadas (TALAIA OpenPPM tuvo un especial protagonismo 1 ) y en la forma de segmentar el trabajo y avanzar por iteraciones semanales.

1 Para mayor información sobre las herramientas usadas, véase el post Herramientas para un proyecto de voluntariado: http://goo.gl/z24odI

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2. Caso práctico

La comunicación ha sido otro importante desafío, sobre todo con el equipo extendido del PMI, autor y editor. Con estos dos últimos interesados la comunicación tenía que ser en inglés. Pude comprobar que es muy cierto el dicho: Hasta que no hay entregables, lo único que hay es comunicación: Su lógica intranquilidad solo comenzó a disminuir a partir de la entrega de los primeros borradores. También tuvimos nuestra buena dosis de riesgo en este proyecto: ¿Qué pasaría si los revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o los revisores de la Editorial se quejaban de falta de rigor y calidad de la traducción? Finalmente, hay que decir que el proyecto tuvo un notable éxito, y yo una de las mejores satisfacciones de mi carrera como director de proyectos: El libro ya está en las librerías, hemos contribuido a nuestra comunidad profesional, nos han felicitado por la traducción y lo más importante para mí: he conocido (en nuestra profesión, como en cualquier otra, trabajando es como se conoce a la gente) a un grupo de excelentes colegas y he aprendido mucho de ellos. Si le interesa acceder en modo lectura a la información de gestión del proyecto, igual que un interesado más, puede usar las siguientes coordenadas para acceder al proyecto en TALAIA OpenPPM (con el rol interesado):

 Dirección: http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/  Usuario: pmpeople  Contraseña: pmpeople

Si desea acceder al entorno compartido en Asana puede usar mi usuario de PMPeople:

 Dirección: www.asana.com  Usuario: jose.barato@pmpeople.es  Contraseña: pmpeople

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3. Inicio del proyecto

Este proyecto tuvo un arranque muy rápido y efectivo: Los 4 capítulos del PMI implicados aprobaron la iniciativa en sus respectivos comités y se nombró al Director del Proyecto. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de inicio, podrán ver, entre otra información, el acta de constitución y el registro de interesados. En el enlace de documentación de inicio pueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive.

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4. Planificación del proyecto

Al tratarse de un proyecto interno, sin flujo de caja, los costes de contabilizarán en horas de voluntarios a una tarifa estándar. En este proyecto los miembros del equipo ya estaban asignados desde un principio. En el resto de las áreas de gestión, la planificación estuvo muy influida por los hitos externos y la necesidad de seguimientos semanales significativos para los voluntarios. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de planificación, podrán ver, entre otra información, el enunciado del alcance, la EDT, el diccionario de la EDT, los entregables, las actividades, los hitos, el cronograma, las estimaciones de coste y la línea base de costes. En el enlace de documentación de planificación pueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive.

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5. Planificación del proyecto

Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de planificación, podrán ver, entre otra información, el registro de riesgos (2 riesgos), el registro de supuestos (5 supuestos) y el registro de incidentes (3 incidentes). En el enlace de documentación de riesgos pueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive.

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6. Ejecución y control del proyecto

La ejecución del proyecto consistió básicamente en el esfuerzo de traducción y revisión. En el dossier del proyecto se detalla cómo se organizó toda la documentación propia del trabajo técnico (traducciones y revisiones) y también la documentación relativa a la gestión del trabajo (comunicaciones y entregas). La mayor parte de la información de control quedó registrada en Asana y TALAIA. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de control, podrán ver, entre otra información, el registro de cambios (4) y el seguimiento de los entregables, el alcance, los costes, los tiempos y los informes resumidos de situación hasta el 31/12/13. En el enlace de documentación de control pueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive.

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7. Cierre del proyecto

Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de cierre, podrán ver, entre otra información, el registro de lecciones aprendidas y el dossier con la documentación del proyecto. En el enlace de documentación de cierre pueden acceder a los principales documentos del proyecto en Google Drive.

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