MANUAL GERENCIA DE CENTROS EDUCATIVOS

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SECRETARÍA 6.4.

Finalmente, se puede considerar secretaria a todas las personas que de un modo u otro colaboran en tareas administrativas auxiliando a todo el personal mencionado anteriormente y, por consiguiente, dependiente del secretario escolar.

La estética de la secretaría, el aspecto e impresión que cause la secretaría, es fundamental, teniendo en cuenta que es un lugar de atención de padres y alumnos, en muchos casos el primero. Por lo que se esmerarán en su orden y decoración tanto los trabajadores de Secretaría como las personas que en el desempeño de sus funciones tengan que utilizar sus servicios.

El personal que trabaja en secretaría queda autorizado para la recepción de cartas certificadas, en ausencia del director. Recibirán la correspondencia del centro tanto la oficial (que se derivará a la secretaría técnica), como la no oficial.

La atención telefónica se hace muy necesaria en las entidades educativas y, como la secretaría en sí, son las primeras impresiones causadas en los clientes presentes y futuros. Su finalidad es proporcionar información sobre el Centro y sus aspectos, y actuar de filtro para los directivos y profesores. La atención telefónica debe ser positiva y amable. En ningún caso debe negarse explícitamente información (incluso de económica), o debe dar la impresión de que se desconoce algún dato, por lo que en esos casos debe retenerse la llamada y preguntar. Al ser tan importante se hace muy conveniente elaborar un pequeño manual que indique como se debe realizar esta función, manual que suele existir en muchas empresas.

Corresponde a la secretaría la custodia de documentos, por lo que no deben realizarse préstamos de documento, que por otra parte están sometidos a la ley de protección de datos, salvo autorización expresa y por escrito de la Dirección.

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