HABILIDADES PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

HABILIDADES PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

7. Convocatoria: debe hacerse llegar a cada miembro una convocatoria de la reunión con la hora de inicio, el lugar, a ser posible horario de cierre y un orden del día, de manera que cada participante pueda previamente prepararse su intervención.

Check list para valorar si la reunión ha sido eficaz

¿La reunión ha salido como esperaba? ¿Ha fallado algo? A continuación se le ofrecen una serie de cuestiones que le permitirán evaluar si la preparación de la reunión ha sido la adecuada. 1. ¿Había un objetivo claro para convocar la reunión? 2. ¿El orden del día estaba expresado con claridad? 3. ¿Considera que la estructura del orden del día era la correcta? 4. ¿Se hizo llegar la convocatoria de reunión con la suficiente antelación a todos los participantes? 5. ¿Valora que los participantes se hayan preparado previamente la reunión? 6. ¿Ha convocado únicamente a las personas necesarias? 7. ¿La reunión ha empezado puntualmente? 8. ¿La sala era la adecuada? 9. ¿La disposición de los miembros era la correcta? 10. ¿Se preparó adecuadamente la reunión? 11. ¿Había un horario de cierre? ¿Se ha respetado? En la reunión se ponen de manifiesto toda una serie de elementos conscientes, inconscientes, verbales y no verbales que identifican al equipo como tal. Es el momento de máxima interacción, de participación conjunta. Se va a decidir, a discutir, a evaluar... La forma como se desarrolle la reunión puede condicionar aspectos determinantes para el equipo. Vamos a aplicar las distintas fases de las que consta una reunión, a fin de ofrecerle una serie de pautas para seguir en cada una de ellas. Es fundamental iniciar la reunión a la hora acordada. Esperar a los ausentes como acto de cortesía ¿no es una falta de consideración hacia las personas que han sido puntuales? Se recomienda realizar una breve presentación en la que se agradezca la participación, se recuerde el objetivo de la reunión y se lancen algunas frases que motiven al grupo, incluso si la reunión es para tratar algún tema áspero, como podría ser el fracaso de un proyecto. 1. Fase de apertura 2 .2 Cómo preparar reuniones

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