HABILIDADES PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

HABILIDADES PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Objetivo

Es fundamental precisar un objetivo; debemos ser capaces de responder de forma clara a la pregunta ¿para qué nos reunimos?, y saberla transmitir de forma adecuada a cada uno de los miembros. Convocamos una reunión para evaluar cómo se está llevando a cabo el proyecto de edición de los nuevos fascículos sobre la serie televisiva El Príncipe de Egipto.

Participantes

¿Quién va a participar? Debemos tener en cuenta que únicamente deben convocarse las personas realmente necesarias, aquellas que estén implicadas con el tema que se va a tratar y que tengan algo que aportar.

Para esta reunión vamos a convocar a todo el equipo de producción y, sin embargo, no vamos a convocar a nadie del departamento administrativo.

Orden del día

Una vez precisado el objetivo de la reunión, es necesario establecer el orden del día. Lo más recomendable es:

1. Empezar con temas suaves, a modo de introducción. Pueden ser recapitulaciones de puntos acordados en una reunión anterior. También es aconsejable iniciar la reunión con puntos muy concretos, o de fácil acuerdo, para que todos los participantes tengan una sensación de progreso. 2. Colocar los temas clave calculando el tiempo necesario para su abordaje. 3. Acabar con temas de menor importancia y, a ser posible, con cierta carga positiva, de manera que permitan al grupo el alivio de posibles tensiones. Antes de terminar me gustaría felicitarnos, me incluyo a mí también, por el éxito de ventas que ha tenido el lanzamiento del último detergente. Hoy me han llegado los resultados... 4. Duración: Siempre que se pueda, es importante y deseable estipular un periodo de tiempo con un horario de inicio y de final. Esto ayuda a organizar y acotar la sesión, permite también la organización de agendas de los participantes. 5. Lugar: Muchas de las veces no se da importancia al entorno donde va a realizarse la reunión. Nos equivocamos. Las condiciones físicas también son elementos que hay que tener en cuenta. Debemos estar seguros de poder realizar la reunión en el lugar elegido, por tanto, deberá hacerse una reserva. 6. Instrumentos o herramientas: por ejemplo una pizarra, un proyector, etc.

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