MANUAL GESTION DE PROYECTOS

MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS

Si PMI hubiera requerido información de gestión, con saber las horas dedicadas por los voluntarios habría sido suficiente.

Sin embargo, la editorial quería todo el libro traducido para lanzarlo al mercado a comienzos de año. Antes de eso, era muy importante que la traducción estuviera terminada con la calidad requerida, en un plazo no superior a 3 meses (11 semanas, para ser más exactos). Finalmente el proyecto logró terminar en plazo, pero esto no se habría logrado si no se hubiese descompuesto el esfuerzo en partes dirigidas a lograr los objetivos de alcance y calidad, para monitorizar después continuamente las fechas de inicio y fin de cada una de las actividades. El equipo de voluntarios tenía claros los trabajos a realizar en cada una de las 5 semanas de traducción, las 5 de revisión y la última semana de integración. Cuando había retrasos se tomaban acciones correctoras y según avanzaba el proyecto se podía visualizar si el cierre en fecha parecía factible. Dos semanas antes de terminar, los interesados opinaban que el proyecto iba a terminar en plazo. Mientras se gestiona el cronograma, hay muchos beneficios intangibles, derivados principalmente del grado conocimiento que hay que tener de una actividad para llegar a saber cuándo debe empezar y cuándo debe terminar. Para llegar a hacer ese pronóstico hay que saberlo todo y sobre lo que no se sepa, hay que tomar supuestos. Para saber cuánto dura una actividad, hay que saber cuántos recursos participarán, y esto nos sitúa cerca de conocer el coste. Para saber cuándo empiezan las actividades, hay que saber cómo dependen de otras actividades del proyecto, o de factores externos. Sobre cada actividad, hay información segura, pero también hay información incierta que puede provocar retrasos, pero que se puede gestionar proactivamente como riesgos. Quizá el beneficio más importante sea que mientras se piensa en conjunto sobre todo esto, el equipo de proyecto ya se está formando. Si son ellos los que inventan las actividades, implícitamente se están comprometiendo a terminarlas en esas fechas. Mientras se ejecuta el proyecto, un gran beneficio de representar un cronograma actualizado (y realista) es que puede motivar mucho al equipo (todos ven cuántos días quedan, qué actividades conducen al éxito si se superan) y es un buen instrumento de comunicación para los interesados (si la última fecha es la fecha planificada, o el retraso previsto ya ha sido aceptado, opinan que el proyecto está bajo control).

Gestionar el Tiempo con herramientas de Programación de Proyectos

Afortunadamente, en este campo la gestión de proyectos ha avanzado admirablemente. Hay herramientas que soportan todo el proceso de programación de las actividades, calculan el camino crítico, nos permiten hacer simulaciones “qué pasa si…”. Estas herramientas se conocen con el nombre de herramientas de planificación, o herramientas de programación del proyecto.

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