MANUAL GESTION DE PROYECTOS

MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS

El acta de constitución del proyecto es un documento obligatorio. Ningún proyecto debería comenzar a consumir recursos de la organización ejecutora si antes no hay un documento que explique los principales objetivos, requisitos, entregables, plazos, costes, riesgos, supuestos, etc. También debe justificar las razones por las que fue aprobado: por qué el proyecto está alineado con la estrategia, crea valor en la organización, es oportuno, es mejor opción que otros proyectos candidatos, etc. Este documento es firmado por el patrocinador del proyecto, cuya misión principal es defender que el proyecto ha de ejecutarse dentro de la organización. Cuando alguien cuestione por qué se dedican recursos a un proyecto, el director del proyecto simplemente debería remitirle al acta, y si esto no es suficiente, debería remitirle al patrocinador. El acta de constitución del proyecto establece una relación de colaboración entre la organización ejecutora y la organización solicitante. Si la organización solicitante encarga un proyecto externo a la organización ejecutora, además existirá un contrato entre el comprador (organización solicitante o cliente) y el proveedor (organización ejecutora). Si se trata de un proyecto interno, es decir, la organización solicitante y la organización ejecutora pertenecen a su vez a la misma organización, el acta servirá para establecer acuerdos internos y compromisos. No es obligatorio que en este proceso de inicio participe el director del proyecto. Muchas veces, se asigna al director del proyecto cuando el proyecto ya ha sido aprobado, en cuyo caso, lo primero que debe hacer es asegurarse que existe un acta de constitución y si no es así, conseguir que exista. La mejor práctica es que el director del proyecto participe en el inicio, cuando el proyecto o la fase aún no se ha aprobado, de manera que pueda aportar sus conocimientos para asegurar que el acta contenga toda la información, que han participado los expertos apropiados en el proceso de decisión, etc. Muchas veces, un proyecto no resulta atractivo simplemente porque costaría mucho, tardaría mucho, supondría asumir demasiados riesgos, etc. ¿Quién mejor que el director del proyecto para generar unas primeras versiones de los planes de tiempos, costes, alcance, riesgos, etc.? Si el proyecto o fase se aprueba, el director del proyecto habrá invertido un esfuerzo muy rentable identificando interesados e iniciando los planes. Si el resultado es que no se aprueba, seguramente el proceso de decisión facilitado por el director del proyecto ha sido más eficaz para la organización ejecutora. Los proyectos son iniciados por una entidad externa a los mismos, como un patrocinador, un programa o una persona de la oficina de dirección de proyectos (PMO), o el presidente de un órgano de gobierno del portafolio o su representante autorizado. El iniciador del proyecto o patrocinador debe encontrarse en el nivel adecuado para obtener la financiación del proyecto y comprometer recursos para el mismo. Los proyectos se inician como consecuencia de necesidades internas de la empresa o de influencias externas.

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