MANUAL GESTION DE PROYECTOS

MANUAL GESTIÓN DE PROYECTOS

En cada organización ejecutora hay unos factores ambientales y activos de procesos que hay que dominar, especialmente en lo relativo a la gestión de costes: ¿Se usa EVM? Si no es así ¿cómo se miden las desviaciones y los pronósticos? Es muy importante entender y hablar el lenguaje financiero con propiedad: Si su proyecto tiene un WIP negativo, ¿eso es bueno o malo? Su jefe le dice que el DSO de su proyecto es 20 días más de lo esperado ¿cómo se corrige? Aunque se trate de un proyecto interno, un proyecto de voluntariado, o cualquier otro proyecto sin contraprestación económica, es necesario estimar el esfuerzo y gestionar proactivamente para no superarlo. En estos casos se suele utilizar “horas-persona” como unidad de coste, o bien se traduce el esfuerzo a unidades monetarias multiplicando las horas por la tarifa unitaria. Si no se conoce esta tarifa de coste, o es un dato confidencial, suele emplearse una tarifa media de la categoría profesional dentro de la empresa o dentro del sector de actividad.  Planificar la Gestión de Costes: Como en cada plan secundario correspondiente a un área de gestión, hay que dejar por escrito las reglas de gestión que el equipo de dirección del proyecto se propone aplicar: ¿qué unidades de medida se utilizarán? ¿qué moneda? ¿se controlarán todos los tipos de coste o solo los costes directos por horas consumidas? ¿habrá indicadores y umbrales para el seguimiento? ¿qué gastos podrá autorizar el equipo de dirección del proyecto? ¿habrá reservas para imprevistos? ¿cómo se aplicarán? etc., etc.  Estimar los Costes: Teniendo en cuenta la información del cronograma, se estima el coste de cada actividad (incluyendo un margen de incertidumbre: recordar que sin un ± no es una estimación).  Determinar el Presupuesto: Considerando los límites de financiación, las reservas para contingencias y el tiempo, se determina la línea base de costes, que representa gráficamente cuánto presupuesto se irá consumiendo por periodo hasta alcanzar el presupuesto a la conclusión. Añadiendo las reservas para imprevistos ya puede determinarse el presupuesto del proyecto (dato esencial para la contabilidad de la organización).  Controlar los Costes: Determinar desviaciones y pronósticos, analizar las causas de los problemas y proponer, si es preciso, acciones correctoras o preventivas. Los pasos principales que debe seguir el equipo de dirección del proyecto para gestionar los costes vienen descritos en el capítulo 7 de la Guía del PMBOK®:

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