EL CIERRE DEL PROYECTO
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EUROPEAN OPEN BUSINESS SCHOOL
MANUAL
EL CIERRE DEL PROYECTO
EOBS.ES
EL CIERRE DEL PROYECTO
INDICE
1. ¿Cuándo termina un proyecto? ............................................................................................ 3
2. Cerrar el proyecto o fase....................................................................................................... 7
3. Documentación a generar para un correcto cierre de proyecto o fase de proyecto ......... 10
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EL CIERRE DEL PROYECTO
1. ¿Cuándo termina un proyecto?
Los proyectos terminan cuando los interesados ven alcanzadas o superadas
sus expectativas. En otras palabras, un proyecto acaba cuando los interesados están
satisfechos. ¿Puede haber un objetivo de finalización más ambiguo, impreciso e
indeterminado? Si bien en todo proyecto hay una amplia gama de interesados, con
quien más se necesita practicar el hábito de “gestionar las expectativas” es con el
cliente, que por definición es quien paga el proyecto. Podemos extender este grupo de
especial interés a los usuarios que habrán de usar el producto, servicio o resultado
final. Si no logramos que a nuestro cliente le interese el proyecto durante su ejecución,
o bien al final le sorprendemos con un resultado contrario a sus intereses, el proyecto
será un rotundo fracaso.
Un director de proyectos se distingue de un director de servicios principalmente
por una razón: Lo que gestiona, es decir, el proyecto, se termina en un momento dado.
Ya desde su inicio nace con ese objetivo: concluir antes de una fecha prefijada.
Además del objetivo temporal, hay otros objetivos no menos importantes, como son
terminar sin exceder un presupuesto, entregando una funcionalidad determinada,
consiguiendo que el producto sea “bueno” desde el punto de vista de la organización
solicitante, etc., pero quizá lo más distintivo de un proyecto es que empieza y termina.
Uno de los hábitos que se le pide a un director de proyectos es que comience “con el
fin en la mente”.
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Desde el primer día del proyecto debe visualizar el destino y el camino para
llegar al mismo. Nos imaginamos cómo será esa situación final en que los interesados
“han alcanzado o superado sus expectativas” y queremos hacer todo lo posible para
llegar a ese destino.
Un director de proyectos debe reconocer que el proyecto que acaba de iniciar
es una fuente de problemas que desconcertará y molestará a mucha gente que tendrá
que cambiar su forma de trabajar, en el que ocurrirán muchos problemas, conflictos,
crisis inesperadas; en el que su éxito dependerá de que un grupo de personas que no
han trabajado j untas acaben siendo un equipo cohesionado y sinérgico; en el que los
contratos que su empresa firmará con terceros para que hagan ciertas partes del
proyecto podrían terminar en los tribunales, etc. Todo este “entuerto” debe deshacerlo
el director del proyecto, por tanto es muy natural que se imagine ese último día en que
ocurre el cierre efectivo y por fin termina todo: Ha convocado al patrocinador y un
subconjunto representativo de interesados. Ha elaborado una presentación que ha
ensayado a conciencia. Se ha puesto su mejor traje, ha preparado la sala, el
proyector, los interesados ya han llegado, es la hora. Comienza por fin esa ceremonia
llamada “presentación de fin de proyecto”, pero en su cabeza, esta presentación tiene
este otro título: “Adiós, me voy”.
Seguramente, esta forma de pensar tiene fuertes implicaciones psicológicas.
¿No resulta un poco alienante que eso que nosotros hemos creado con tanta ilusión,
“nuestro proyecto”, queramos hacerlo morir desde el primer día? Sin embargo, esto es
precisamente lo que se espera de nosotros: comenzamos, ejecutamos y cerramos
proyectos. Cuando has pasado por esto muchas veces, te acabas acostumbrando a
esta última parte.
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La ceremonia de cierre suele estar cargada de mensajes subliminales. Cuando
yo cierro un proyecto, reconozco las siguientes equivalencias entre lo que digo y lo
que realmente quiero decir:
Presentación de Fin de Proyecto = “Adiós, me voy”.
Logros e hitos alcanzados = “No me queda nada por entregar y lo tengo todo
aceptado”.
La documentación del proyecto se puede acceder en esta carpeta, estas son
las siguientes fases = “El producto entra en fase de operación, ya no es un
proyecto, yo no seré el responsable”.
¿Dudas o aclaraciones? = “Quien tenga algo que decir, que hable ahora o calle
para siempre”.
La reunión de cierre es la más trascendente del proyecto. Deberá gestionarse
de la manera más efectiva. No debe convocarse si aún queda algo por hacer. Aunque
esté todo aceptado, no es suficiente. Hay que “escenificarlo” para que
inequívocamente se sepa que se ha terminado. A partir de esta reunión, los
interesados ya no tienen derecho a pedir más cambios.
El equipo de dirección del proyecto realiza, entre otras, las siguientes
actividades de cierre:
Aceptación formal: Obtener la aceptación final de los entregables del proyecto
trabajando con el patrocinador y/o la organización solicitante, para confirmar que el
alcance y los entregables se han validado.
Transición: Transferir la propiedad de los entregables a los interesados
asignados de acuerdo con el plan del proyecto.
Cierre administrativo: Obtener el cierre financiero, legal y administrativo
usando prácticas generalmente aceptadas, para comunicar el cierre formal y asegurar
la liberación de responsabilidades futuras.
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Informe de cierre: Distribuir el informe final del proyecto incluyendo toda la
información relativa al cierre, desviaciones e incidentes, para comunicar la situación
final del proyecto a los interesados.
Lecciones aprendidas: Recopilar las lecciones aprendidas a partir de una
revisión completa del proyecto, para crear y/o actualizar la base de conocimiento de la
organización.
Dossier del proyecto: Archivar los documentos y material del proyecto, con el
fin de retener el conocimiento de la organización, cumplir los requisitos legales, y
garantizar la disposición de la información para su uso potencial en futuros proyectos e
internos y auditorías externas.
Satisfacción de la organización solicitante: Medir la satisfacción del cliente o
la organización solicitante al final del proyecto capturando su realimentación, para
facilitar la evaluación del proyecto y mejorar las relaciones con la organización
solicitante.
En la figura pueden apreciarse los principales subgrupos del grupo de
procesos de cierre:
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2. Cerrar el proyecto o fase
Los proyectos terminan cuando los interesados ven alcanzadas o superadas
sus expectativas. En otras palabras, un proyecto acaba cuando los interesados están
satisfechos. ¿Puede haber un objetivo de finalización más ambiguo, impreciso e
indeterminado? Si bien en todo proyecto hay una amplia gama de interesados, con
quien más se necesita practicar el hábito de “gestionar las expectativas” es con el
cliente, que por definición es quien paga el proyecto. Podemos extender este grupo de
especial interés a los usuarios que habrán de usar el producto, servicio o resultado
final. Si no logramos que a nuestro cliente le interese el proyecto durante su ejecución,
o bien al final le sorprendemos con un resultado contrario a sus intereses, el proyecto
será un rotundo fracaso.
Cerrar el Proyecto o Fase es el proceso de finalizar todas las actividades en
todos los grupos de procesos de la Dirección de Proyectos para completar
formalmente el proyecto o una fase del mismo.
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La misión principal de este proceso es a segurar que se han completado
todas las tareas del proyecto habiendo alcanzado los objetivos del proyecto
(expresados en el acta de constitución del proyecto) y que se ha entregado el alcance
completo (descrito en el enunciado del alcance del proyecto).
Por otro lado, se han de realizar todas las actividades necesarias para cerrar
administrativamente el proyecto o fase . La metodología a seguir durante el cierre
de los proyectos suele formar parte de los activos de procesos de la organización .
Puede incluir, por ejemplo: revisiones, auditorías externas, aceptación formal del
cliente, pase a producción, elaboración de lecciones aprendidas, notificación al cliente
y al departamento financiero, resumen del proyecto para el departamento de
marketing, etc. Una sencilla lista de comprobación (checklist) puede resultar muy útil
para no olvidar ningún paso.
Incluso si el proyecto se cancela , es preciso realizar una serie de actividades
de cierre, por ejemplo: reasignación de los miembros del equipo a otros proyectos,
comunicación a los interesados, pago de facturas, decisiones sobre los entregables
¿Son reaprovechables?
ENTRADAS
Plan para la dirección del proyecto
Entregables aceptados
Activos de los Procesos de la Organización. Incluyen:
o Pautas o requisitos para el cierre del proyecto o fase
o Información histórica y base de conocimientos de lecciones
aprendidas.
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Juicio de expertos
Técnicas analíticas
Reuniones
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SALIDAS
Transferencia del Producto, Servicio o Resultado Final.
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.
Incluyen :
o Archivos del proyecto: Documentación resultante de las actividades del
proyecto, por ejemplo, el plan para la dirección del proyecto, el alcance, el
coste, el cronograma y el calendario del proyecto, los registros de riesgos y
otros registros, la documentación de la gestión de cambios, las acciones
planificadas de respuesta a los riesgos y el impacto de los riesgos.
o Documentos de cierre del proyecto o fase: Documentos de cierre del
proyecto o fase, que consisten en la documentación formal que indica la
terminación del proyecto o fase y la transferencia de los entregables completos
del proyecto o fase a terceros, como por ejemplo a un grupo de operaciones o
a la siguiente fase. Durante el cierre del proyecto, el director del proyecto revisa
la documentación de la fase anterior, la documentación de aceptación del
cliente procedente del proceso Validar el Alcance y el contrato (si
corresponde) para asegurarse de que todos los requisitos del proyecto están
completos antes de finalizar el cierre del proyecto. Si el proyecto se da por
concluido antes de su terminación, la documentación formal indica por qué se
concluyó el proyecto y formaliza los procedimientos para la transferencia a
terceros de los entregables terminados y sin terminar del proyecto cancelado.
o Información histórica: La información histórica y la proveniente de lecciones
aprendidas se transfieren a la base de conocimientos de lecciones aprendidas
para su utilización en futuros proyectos o fases. Esto puede incluir información
sobre incidentes y riesgos, así como sobre técnicas que funcionaron bien y que
pueden aplicarse en proyectos futuros.
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3. Documentación a generar para un correcto cierre de proyecto o fase de proyecto
Durante el cierre del proyecto, el director del proyecto revisará el plan para la
dirección del proyecto para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está
completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos. Las actividades necesarias
para el cierre administrativo del proyecto o fase incluyen, entre otras:
Las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de
culminación o salida de la fase o del proyecto, tales como:
o Asegurarse de que todos los documentos y entregables estén
actualizados y de que todos los incidentes estén resueltos;
o Confirmar la entrega y la aceptación formal de los entregables por parte
del cliente;
o Asegurar que todos los costos sean asignados al proyecto;
o Cerrar las cuentas del proyecto; n Reasignar al personal;
o Ocuparse del exceso de materiales del proyecto;
o Reasignar las instalaciones, equipamiento y otros recursos del
proyecto; y
o Elaborar los informes finales del proyecto según lo requieran las
políticas de la organización.
Actividades relacionadas con la completitud de los acuerdos contractuales
aplicables al proyecto o fase del proyecto, tales como:
o Confirmar la aceptación formal del trabajo del vendedor,
o Finalizar las reclamaciones abiertas,
o Actualizar los registros para reflejar resultados finales, y
o Archivar dicha información para su uso en el futuro.
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Actividades necesarias para:
o Recopilar los registros del proyecto o fase,
o Auditar el éxito o fracaso del proyecto,
o Gestionar el intercambio y la transferencia de conocimiento,
o Identificar las lecciones aprendidas, y
o Archivar la información del proyecto para su uso futuro por parte de la
organización.
Las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o
resultados del proyecto a la siguiente fase o a producción y/u operaciones.
Recolectar las sugerencias para mejorar o actualizar las políticas y
procedimientos de la organización, y enviarlas a la unidad adecuada de la
organización.
Medir la satisfacción de los interesados. El proceso Cerrar el Proyecto o Fase
también establece los procedimientos para analizar y documentar las razones
de las acciones emprendidas en caso de que un proyecto se dé por terminado
antes de su culminación. Para conseguir hacer esto con éxito, el director del
proyecto necesitará involucrar en el proceso a los interesados adecuados.
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