Caso Práctico Gestión de Proyectos

CASO PRÁCTICO

GESTIÓN DE PROYECTOS

European Open Business School

CASO PRÁCTICO GESTIÓN DE PROYECTOS

INDICE

1. Introducción al Caso Práctico................................................................................................ 3

2. Inicio del Proyecto................................................................................................................. 5

3. Planificación del Proyecto ................................................................................................... 10

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1. Introducción al Caso Práctico

En el periodo de septiembre de 2013 a enero de 2014 tuve el privilegio de dirigir un proyecto de voluntariado para la traducción al español del libro: A Pocket Companion to PMI's PMBOK Guide . Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis. Editorial: Van Haren Publishing. La traducción de este libro fue posible gracias a la labor desinteresada del siguiente equipo de voluntarios del PMI: Jose Daniel Esterkin (Capítulo de Buenos Aires); Javier Martín (Capítulo de Barcelona); Ariana Cisilino, Fernando Lucas, Jose Ramón Arlandis y José Lopezosa (Capítulo de Valencia); Mercedes Martinez y un servidor (Capítulo de Madrid). Adicionalmente participaron 13 revisores externos del PMI. No menos importante fue la inestimable ayuda de Anton Zandhuis, uno de los autores, y Bart Verbrugge, Director Editorial. Todo aquel que haya trabajado con voluntarios sabe que uno de los principales retos en este tipo de proyectos es que a los voluntarios no se les puede exigir un determinado desempeño: es fundamental que estén motivados y hagan lo que se les pide voluntariamente . Si no está claro qué tienen que hacer, cómo o cuándo deben hacerlo, si las herramientas son demasiado complejas, las tareas demasiado largas, etc., entonces ya no pueden mantener la atención en el proyecto, dado que todos tienen otras actividades profesionales y personales que atender. Otro reto importante es que el equipo era virtual, sin financiación para una reunión presencial que facilitara la formación del equipo, como hubiera sido deseable. Todas estas restricciones influyeron en las herramientas informáticas empleadas (TALAIA OpenPPM tuvo un especial protagonismo 1 ) y en la forma de segmentar el trabajo y avanzar por iteraciones semanales. La comunicación ha sido otro importante desafío, sobre todo con el equipo extendido del PMI, autor y editor. Con estos dos últimos interesados la comunicación tenía que ser en inglés. Pude comprobar que es muy cierto el dicho: Hasta que no hay entregables, lo único que hay es comunicación : Su lógica intranquilidad solo comenzó a disminuir a partir de la entrega de los primeros borradores. También tuvimos nuestra buena dosis de riesgo en este proyecto: ¿Qué pasaría si los revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o los revisores de la Editorial se quejaban de falta de rigor y calidad de la traducción?

1 Para mayor información sobre las herramientas usadas, véase el post Herramientas para un proyecto de voluntariado : http://goo.gl/z24odI

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Finalmente, hay que decir que el proyecto tuvo un notable éxito, y yo una de las mejores satisfacciones de mi carrera como director de proyectos: El libro ya está en las librerías, hemos contribuido a nuestra comunidad profesional, nos han felicitado por la traducción y lo más importante para mí: he conocido ( en nuestra profesión, como en cualquier otra, trabajando es como se conoce a la gente ) a un grupo de excelentes colegas y he aprendido mucho de ellos.

Si le interesa acceder en modo lectura a la información de gestión del proyecto, igual que un interesado más, puede usar las siguientes coordenadas para acceder al proyecto en TALAIA OpenPPM (con el rol interesado):

 Dirección: http://62.82.192.112/OpenPPMWeb/  Usuario: pmpeople  Contraseña: pmpeople

Si desea acceder al entorno compartido en Asana puede usar mi usuario de PMPeople:

 Dirección: www.asana.com  Usuario: jose.barato@pmpeople.es  Contraseña: pmpeople

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2. Inicio del Proyecto

Este proyecto tuvo un arranque muy rápido y efectivo: Los 4 capítulos del PMI implicados aprobaron la iniciativa en sus respectivos comités y se nombró al Director del Proyecto. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de inicio, podrán ver, entre otra información, el acta de constitución y el registro de interesados. En el enlace de documentación de inicio pueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive .

Acta de Constitución del Proyecto

PMI

Madrid

Ficha de Proyecto

Proyecto:

Ejercicio:

Epígrafe inversión:

de

Traducción del Libro Edición de Bolsillo del PMBOK

2013

PMIMAD023

Director del Proyecto:

Departamento:

Jose Barato

Nuevos Servicios y Proyectos Singulares

Patrocinador:

Cliente:

Francisco Javier Rodríguez Blanco

Van Haren Publishing

Descripción: En 2011, PMI Holanda dio soporte a la publicación de un libro resumen en inglés de la Guía del PMBOK 4ª edición, titulada A Pocket Companion to PMI's PMBOK Guide . Autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis. Editorial: Van Haren Publishing. En 2013 se actualizó la guía a la 5ª edición y se lanzó un programa para traducir el libro con voluntarios del PMI al alemán, holandés, francés y español. Este proyecto consiste en la traducción al español con 8 voluntarios del PMI: Madrid, Barcelona, Valencia y Buenos Aires. Necesidad de Negocio:  La Guía del PMBOK está diseñada principalmente como material de referencia, pero no es el mejor material de estudio o difusión.  Creciente demanda de la comunidad de habla hispana sobre buenas traducciones del material relacionado con la Guía del PMBOK, debido al importante crecimiento en socios del PMI (crecimiento del 54% anual en España) y número de certificados

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PMP (crecimiento del 62% anual en España).  Los cursos para preparar el examen son caros (el precio medio por alumno supera los 1.000€) y el índice de aprobados es bajo (2-3 de cada 5 candidatos suspenden). Principales Objetivos:  Proporcionar a los miembros de los capítulos del PMI de habla hispana una introducción de la Guía del PMBOK en español, fácil y accesible.  Los capítulos participantes en el proyecto recibirán un porcentaje de las ventas de la edición en español así como descuentos para miembros y descuentos especiales por volumen para eventos.  Contribución directa de los capítulos participantes a la difusión del PMI. Principales Restricciones:  Traducción con el esfuerzo de voluntarios en equipo virtual.  Hito externo para lanzar la publicación en febrero de 2014.  Consistencia con la traducción española de la Guía del PMBOK 5ª edición. Principales Riesgos: ¿Los revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o de la Editorial se quejarán de falta de rigor y calidad de la traducción? Principales Supuestos:  El equipo de voluntarios tiene buen nivel de inglés, es efectivo y se mantiene estable.  Habrá 5 semanas para traducir y después otras 5 semanas para revisar.  Se respetan los derechos de propiedad.  Soporte efectivo de un autor y de la Editorial.

Principales Entregables: Traducción y revisión del texto y las imágenes.

Principales Exclusiones: Negociación de los acuerdos con la Editorial.

Fecha de inicio prevista:

Fecha de fin prevista:

Duración en días:

30/09/2013

31/01/2014

90

Coste Externo (1+2):

Coste Interno (3+4):

0 €

35.350 €

Servicios Externos:

Servicios (1): 0 €

1. PMI Madrid no subcontratará servicios de otros proveedores en este proyecto. 0 €

Otros Gastos Externos:

Otros (2): 0 €

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1. PMI Madrid no contempla otro tipo de gastos externos en este proyecto. 0 €

Gastos de Viajes:

Viajes (3): 0 €

1. PMI Madrid no financiará gastos por desplazamientos en este proyecto. 0 €

Personal interno asignado:

Departamento:

Dedicación (horas): 1.010

Tarifa: Interno (4): 35.350 €

1. Voluntarios

PMI Madrid

365

35,00 € 35,00 € 35,00 € 35,00 €

12.775 €

2. Voluntarios

PMI Barcelona

115

4.025 €

3. Voluntarios

PMI Valencia

415

14.525 €

4. Voluntarios

PMI Buenos Aires

115

4.025 €

Documentos adjuntos: 1. Referencia del libro original en Amazon

http://www.amazon.com/Pocket-Companion- PMBOK-Guide- Haren/dp/9087538049/ref=dp_ob_title_bk

2. Correo de lanzamiento (autor, patrocinador y responsables del PMI)

http://goo.gl/CuV8nf

AUTORIZACIONES:

Francisco

Javier

Bart Verbrugge

Rodríguez Blanco

PMI Madrid, Presidente

Van Haren Publishing, Publishing Director

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Registro de Interesados

PMI

Madrid

Registro de Interesados

Interesados Externos:

Clasif i- cació n

Fase de +inter és Tradu c-ción

Poder / Interé s *

Expectati vas Traducció n de alta calidad Libro publicado en febrero 2014 Alta calidad inicial de la traducción

Posible influencia

Nombre

Rol

Requisitos

Anton Zandhuis

Autor

Consistenci a con PMBOK 5. Lector público en general.

Cambios en el original. Gestión. Peticiones de maquetación y marketing.

a favor

5/5

Bart Verbrugge

Editor

a favor

Edició n

5/5

Diana Hochraich

Revisor Editorial

Lector público en general.

Cambios de redacción español.

neutra l

Edició n

2/3

Revisores PMI Buenos Aires

Revisores externos PMI Buenos Aires Revisores externos PMI Barcelona Revisores externos PMI Valencia Revisores externos PMI Madrid

Consistenci a con PMBOK 5. Lectores Latam. Consistenci a con PMBOK 5. Lector general. Consistenci a con PMBOK 5. Lector general. Consistenci a con PMBOK 5. Lector general. Consistenci a con PMBOK 5.

Difusión PMI

Cambios de redacción español.

a favor

Tradu c-ción

2/3

Revisores PMI Barcelona

Difusión PMI

Cambios de redacción español.

a favor

Tradu c-ción

2/3

Revisores PMI Valencia

Difusión PMI

Cambios de redacción español.

a favor

Tradu c-ción

2/3

Revisores PMI Madrid

Difusión PMI

Cambios de redacción español.

a favor

Tradu c-ción

2/3

Elisabeth Duocastella

Presidenta PMI Barcelona

Difusión PMI

Cambios de redacción español.

a favor

Public a-ción

3/4

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Xavier Mulet

Presidente PMI Valencia

Consistenci a con PMBOK 5.

Difusión PMI

Cambios de redacción español.

a favor

Public a-ción

3/4

Interesados Internos:

Clasif i- cació n

Fase de +inter és

Poder / Interé s *

Expectati vas

Posible influencia

Nombre

Rol

Requisitos

Javier Fdez. Blanco

Consistenci a con PMBOK 5. Consistenci a con PMBOK 5. Lectores Latam.

Cambios de redacción español.

Patrocinad or

Difusión PMI

a favor

Public a-ción

5/5

Voluntario PMI Buenos Aires

José

D.

Esterkin

Ariana Cisilino Jose Ramón Arlandis

Proyecto de voluntaria do. Alta calidad de la traducción . Difusión PMI.

Voluntario s PMI Valencia

Cambios en la traducción y la redacción.

a favor

Tradu c-ción

Fernando Lucas José Lopezosa

5/5

Consistenci a con PMBOK 5. Lector general.

Voluntario PMI Barcelona

Javier Martín

Mercedes Martinez Voluntaria PMI Madrid (*) De 1 (más bajo) a 5 (más alto)

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3. Planificación del Proyecto

Al tratarse de un proyecto interno, sin flujo de caja, los costes de contabilizarán en horas de voluntarios a una tarifa estándar. En este proyecto los miembros del equipo ya estaban asignados desde un principio. En el resto de las áreas de gestión, la planificación estuvo muy influida por los hitos externos y la necesidad de seguimientos semanales significativos para los voluntarios. Si acceden a los detalles del proyecto en TALAIA, pestaña de planificación, podrán ver, entre otra información, el enunciado del alcance, la EDT, el diccionario de la EDT, los entregables, las actividades, los hitos, el cronograma, las estimaciones de coste y la línea base de costes. En el enlace de documentación de planificación pueden acceder a la documentación de soporte en Google Drive .

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