CASO PRACTICO LMYEC (SOLICITUD DE CAMBIOS)

EUROPEAN OPEN BUSINESS SCHOOL

CASO PRÁCTICO

LA MONITORIZACIÓN Y EL CONTROL

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CASO PRÁCTICO: LA MONITORIZACIÓN Y EL CONTROL

INDICE

1. Introducción .......................................................................................................................... 3

2. Descripción............................................................................................................................ 3

3. Objetivo:................................................................................................................................ 4

4. Plantilla solicitud cambios proyecto: .................................................................................... 4

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CASO PRÁCTICO: LA MONITORIZACIÓN Y EL CONTROL

1. Introducción

Dentro de la dirección y gerencia de los proyectos, la necesidad de hacer cambios y por tanto la elaboración de la solicitud de cambios a través de una propuesta en la adecuada forma es algo habitual y necesario. Esta solicitud deberá ser presentada al comité de cambios del proyecto o al responsable asignado a tal efecto en el proyecto. Podemos encontrar en este tipo de cambios para un proyecto todo tipo de necesidades: Desde presupuestarias, cronogramas, documentos, formatos, solicitud de recursos materiales o humanos, acciones correctivas o nuevos procesos.

2. Descripción

Nos encontramos trabajando en un proyecto. Cada alumno tiene la libertad para identificar o describir el proyecto en el que teóricamente está trabajando, también puede ser un proyecto real en que efectivamente este trabajando. El caso práctico no está tanto en el tipo de proyecto que el alumno ha elegido sino en la realización de una solicitud de cambios formal en ese proyecto. Para ello se proporciona una plantilla ejemplo real “Solicitud de cambios Proyecto” así como una explicación de los diferentes campos que forman la solicitud y el que alumno completara. El caso práctico consiste por tanto en un ejercicio real para elaborar una “Solicitud de cambios en el proyecto” sobre un teórico proyecto que el alumno ha identificado.

Para ello el alumno hará los siguientes pasos:

1.- Leer completamente la explicación y descripción del ejercicio.

2.- Realizara una breve descripción del proyecto que ha seleccionado para este ejercicio.

3.- Elaborara una “Solicitud de cambios del Proyecto “ conforme a la plantilla adjunta.

4.-Enviara al profesor el documento final del caso práctico que contendrá la breve descripción del proyecto sobre el que realiza la “Solicitud de cambio de Proyecto” y adjuntara la correspondiente solicitud completada.

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3. Objetivo:

El objetivo del caso práctico es trabajar en primera línea uno de los ejemplos más habituales que nos encontramos en la dirección y gestión de proyectos dentro de la monitorización y control de cambios: La necesidad de hacer cambios y hacerlos en el formato adecuado.

Por tanto estamos ante un ejercido o caso práctico totalmente útil para aplicar en un proyecto.

4. Plantilla solicitud cambios proyecto:

La solicitud más habitual de cambios en un proyecto es la de los cambios de alcance pero la realidad es transversal y no solo las cambios de alcance se modifican sino que puede alcanzar a prácticamente todas las áreas del proyecto. Habitualmente estas plantillas suelen ser estándar y sobre ellas se hacen personalizaciones en los proyectos. Aquí os dejamos un ejemplo general de esta solicitud de cambios.

A continuación tienes una breve descripción de los campos incluidos en la plantilla de solicitud de cambios.

 Datos de la solicitud de cambio: Identificamos el nombre, fecha en que se inicia la solicitud de cambio…..  Categoría del cambio: Tipo de cambio que se está realizando al proyecto, podemos encontrarnos con todo tipo de cambios: cronograma, presupuestarios, calidad, recursos (materiales y humanos) o la documentación.  Causa del cambio: El cambio que solicitamos puede ser consecuencia de solicitudes del cliente o interesados, pero también como resultado de reparaciones de defectos, acciones preventivas o acciones correctivas identificadas por el equipo de proyecto……..  Descripción de la propuesta de cambio: Aquí detallamos en qué consiste el cambio que se está proponiendo para el proyecto. Esta descripción dependerá de la categoría, por ejemplo si es de alcance, se describe que modificación se está realizando, si es de calidad, que procedimiento se está modificando…..  Justificación de la propuesta de cambio: Aquí debemos describir las razones que provocan ese cambio justifican el mismo , así como las consecuencias que supondría no hacer esos cambios….

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 Impacto del cambio en línea base: Aquí debemos especificar si tenemos implicaciones para alguna variable de línea base y elemento de la gestión de proyectos. Se indica preferiblemente con métricas como está siendo afectada la variable……  Implicaciones de recursos: Se indican los recursos materiales y de capital humano necesarios para implementar el cambio. Si el cambio supone un incremento en costes o presupuesto se deberá reflejar.

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Solicitud de cambio [Nombre del Proyecto] [Código de proyecto] Fecha: [dd/mm/aa]

Datos de la solicitud de cambio

Nro control de solicitud de cambio Solicitante del cambio Área del solicitante Lugar Patrocinador del proyecto Gerente del proyecto

Categoría de cambio

Marcar todas las que apliquen:

Alcance Cronograma Costos Calidad Recursos

Procedimientos Documentación Otro

Causa / origen del cambio

Solicitud de cliente Reparación de defecto Acción correctiva Acción preventiva Actualización / Modificación de documento

Otros

Descripción de la propuesta de cambio

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Justificación de la propuesta de cambio

Impacto del cambio en la línea base

Alcance:

Cronograma:

Costo:

Calidad:

Implicaciones de recursos (materiales y capital humano)

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Implicaciones para los interesados

Implicaciones en la documentación del proyecto

Riesgos

Comentarios

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Aprobación

Firmas del comité de cambios

Nombre

Cargo

Firma

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