CASO PRÁCTICO 2 m1 mdgp (1)

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CASO PRÁCTICO 2

La Dirección de proyectos en el S.XXI

EOBS.ES

Caso 2: Práctica PMPeople

 Gestión de Proyectos, programas y portafolios : En la siguiente sección de este documento se describe una práctica sobre la herramienta freemium PPM (Project Portfolio Management) PMPeople .

PRÁCTICA CON PMPEOPLE

Registro y Acceso 1.1. Regístrese en https://pmis.pmpeople.org/

Al entrar por vez primera en la organización gratuita PMPeople, comprobará que puede acceder con diferentes roles de gestión de la demanda y de gestión del suministro de proyectos. Estos roles pueden cambiarse por el propio usuario.

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Compruebe que, como Project Manager, usted está dirigiendo varios proyectos en distintos departamentos.

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1.2.

Organización de Proyectos

Los Functional Managers pueden crear departamentos, proyectos dentro de los mismos, asignarlos al Project Manager, Requester, incluirlos en programas y portafolios, etc. Estas funciones organizativas también pueden ser realizadas por los roles PMO .

Para esta práctica supondremos que un Functional Manager ha organizado 9 proyectos en 4 departamentos en la organización gratuita PMPeople y le ha asignado a usted ciertos roles de acceso. Al entrar por primera vez en la herramienta verá estos proyectos organizados en 4 departamentos “DEMO”.

Realice la actividad #1: Test sobre Organización de Proyectos.

1.3.

Inicio de Proyectos

Ahora trabajaremos sobre un proyecto real, cuya descripción se ha documentado en el este artículo titulado “Proyecto de Voluntariado en PMI” : http://blog.pmpeople.org/proyecto-de- voluntariado-en-pmi Para realizar esta práctica deben acceder con el rol de Project Manager al departamento “DEMO BU Volunteering Projects”. Entre en el proyecto titulado “Translation Project”. Vaya a la pestaña INITIATION.

Realice la actividad #2: Test sobre Inicio de Proyectos.

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Anexo I: Introducción a la Herramienta PMPeople

PMPeople ( https://pmis.pmpeople.org ) es un producto PPM (Project Portfolio Management System) diseñado para que los profesionales del project management puedan gestionar sus proyectos, programas y portafolios en diferentes organizaciones, siguiendo los estándares PMBOK® de PMI, modelos de competencia de IPMA, ISO 21500 y PM2 de la Unión Europea. Gracias a su orientación a estándares, PMPeople sirve para contener y gestionar profesionalmente todos los proyectos de cualquier organización. En PMPeople , toda persona interesada en un determinado proyecto puede tener la información que necesita en su móvil, ordenador o tableta, haciendo posible la gestión y el gobierno de proyectos a través de colaboración por web o dispositivo móvil, mucho más efectiva que los modelos tradicionales basados en workflows, reuniones, documentos e informes.

En la figura puede observarse cómo esta usuaria, que tiene proyectos en una organización además de la organización gratuita PMPeople, está entrando con los roles de Requester, Stakeholder, Functional Manager, Supportive PMO y PMO.

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Caso 2: Práctica PMPeople

En PMPeople , dentro de una organización, los proyectos se pueden agrupar en unidades de negocio, o departamentos (todo proyecto pertenece a una BU), programas (proyectos que deben gestionarse de forma coordinada) y portafolios (agrupaciones libres de proyectos y programas).

Veamos en un ejemplo sencillo cómo se organizarían 8 proyectos en una organización:

 Los proyectos Pr1, Pr2, Pr3 pertenecen a la unidad de negocio BU1; los proyectos Pr4, Pr5 pertenecen a la unidad de negocio BU2; y los proyectos Pr6, Pr7, Pr8 pertenecen a la unidad de negocio BU3. Cada unidad de negocio tiene un responsable (rol Functional Manager ) que puede acceder a los proyectos de sus BUs.  Los proyectos Pr1, Pr4, Pr6 pertenecen al programa Pg1; los proyectos Pr2, Pr7 pertenecen al programa Pg2; mientras que los proyectos Pr3, Pr5, Pr8 no pertenecen a ningún programa. Si un proyecto pertenece a un programa, entonces no debe pertenecer a otro. Cada programa tiene un responsable (rol Program Manager ) que puede acceder a los proyectos de sus programas.  El programa Pg1 (incluyendo los proyectos Pr1, Pr4, Pr6) y el proyecto Pr2 pertenecen al portafolio Pf1; los proyectos Pr1, Pr2, Pr3, Pr4, Pr5 pertenecen al portafolio Pf2. Los proyectos Pr1, Pr2, Pr4 pertenecen a más de un portafolio. Los proyectos Pr7, Pr8 no pertenecen a ningún portafolio. Cada portafolio tiene un responsable (rol Portfolio Manager ) que puede acceder a los proyectos y programas de sus portafolios.

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Otra relación importante entre los proyectos es la relación por subcontratación.

En la figura puede apreciarse cómo el proyecto P1 tiene un paquete de trabajo o cuenta de control que ha decidido subcontratarse a un proveedor.

En PMPeople pueden seguirse fácilmente estas relaciones entre el proyecto que contrata y los proyectos subcontratados, a condición de que el Project Manager del proyecto P1 tenga el rol de interesado en los proyectos subcontratados en las organizaciones de los contratistas. Muchas veces, los proyectos en procurement no son ejecutados por un tercero, sino que se desarrollan dentro de la propia organización, entonces es impropia la palabra “contrato” y se prefiere la palabra “acuerdo”.

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En PMPeople se distinguen 11 roles diferentes. Un usuario puede tener permiso para acceder con uno o varios roles a la vez. Los roles de gestión de la demanda se centran en proponer proyectos y monitorizar el desempeño. Los roles de gestión del suministro se centran en utilizar los recursos disponibles para ejecutar los proyectos.

Los roles de gestión de la demanda son:

 Los interesados, o Stakeholders son personas que pueden afectar, verse afectadas o percibirse a sí mismas como afectadas por decisiones, actividades o resultados de proyectos.  Los solicitantes, o Requesters son las personas que solicitan nuevos proyectos. Trabajan para que los proyectos se aprueben, siguen el progreso y necesita saber cuándo y cómo han acabado.  Los patrocinadores o Sponsors son las personas que proporcionan recursos y apoyo para el proyecto, programa o portafolio y son responsables de facilitar su éxito.  Los gerentes funcionales, o Functional Managers : son las personas con autoridad de dirección sobre una o varias unidades de negocio de la organización.  Los PMOfficers (de apoyo) son las personas que brindan un rol consultivo y ayudan a los project manageres en su actividad diaria. PMO significa Oficina de Gestión de Proyectos.  Los PMOfficers son las personas que estandarizan los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas. PMO significa Oficina de Gestión de Proyectos, Programas o Portafolios.

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Los roles de gestión del suministro son:

 Los Portfolio Managers son las personas asignadas por la organización ejecutora para autorizar, equilibrar, monitorizar y controlar los componentes del portafolio, a fin de conseguir los objetivos estratégicos.  Los Program Managers son las personas autorizadas por la organización ejecutora para dirigir al equipo o los equipos responsables de conseguir los objetivos del programa.  Los Project Managers son las personas nombradas por la organización ejecutora para liderar al equipo, responsables de alcanzar los objetivos del proyecto.  Los Team Members son las personas que respaldan al Project Manager en la realización del trabajo del proyecto para alcanzar sus objetivos.  Los gestores de recursos o Resource Managers comparten con el departamento de RR.HH. responsabilidades como: contratación, plan de carrera profesional, gestión de la formación, incentivos, bajas, ausencias, etc. Dentro de un determinado proyecto, la información se organiza en diferentes secciones. En la cabecera se puede ver la fecha de estado , el estado (Initiating, Planning, Executing, Closing y Archived), la fase del ciclo de vida y un semáforo (rojo, ámbar, verde) indicando el estado de salud general del proyecto a esa fecha. En la cabecera también se ofrecen 4 iconos para conectar con otras herramientas de mensajería, gestión documental, gestión de tareas y scheduling.

A continuación se ofrece un breve detalle de cada una de las secciones, que también pueden consultarse por aplicación móvil Apple o Android.

La sección INITIATION contiene la información básica, los beneficios del negocio, el acta de constitución, el registro de interesados y un log con los cambios de estado y fase.

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La sección PLAN contiene las líneas base del alcance, cronograma, costes (curva S) y la línea base financiera. También permite asignar cuentas de control y tareas a los Team Members (con códigos RACI), así como planificar las fechas de seguimiento y el calendario del proyecto (excepciones y días laborales).

Nótese cómo se puede importar la información sobre alcance, cronograma y coste, importando un XML compatible con Microsoft Project® (herramientas como SmartSheet generan este tipo de ficheros).

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La sección de CONTROL contiene la información, para cada fecha de seguimiento, sobre los health checks (global, alcance, cronograma y coste, del proyecto completo y de cada cuenta de control), un resumen de los informes de estado, el control del alcance incluyendo requisitos y entregables, el control de las actividades del cronograma, el control de los costes siguiendo el estándar EVM, el control de la financiación del proyecto, el control de las tareas de los Team Members y sus imputaciones de horas y gastos.

La sección LOGS contiene el registro de riesgos, el registro de supuestos, el registro de incidentes, el registro de cambios y el registro de comentarios (cualquier Team Member, Requester, Sponsor o Stakeholder puede trasladar comentarios sobre el proyecto al Project Manager, puede hacerlo de forma anónima y sabrá si el Project Manager si los ha leído).

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La sección PROCUREMENT permite relacionar este proyecto con otros subcontratados.

La sección de CLOSING contiene el informe de cierre y el registro de lecciones aprendidas.

En la sección SCHEDULE puede verse el cronograma de hitos y cuentas de control o el cronograma de tareas.

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La sección COST contiene las gráficas de Earned Value Management (EVM).

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